Vorig jaar schreven wij al dat het de bedoeling is dat uiteindelijk elke juridische entiteit met meer dan 49 medewerkers eigen meldkanalen moet opzetten en een onafhankelijke coördinator aan moet stellen. Sommige bedrijven moeten dat zelfs altijd doen, onafhankelijk van het aantal medewerkers. Dat geldt bijvoorbeeld voor alle organisaties die onder de financiële wet- en regelgeving of onder de anti-witwas wetgeving vallen.
Dat betekent niet alleen dat multinationals, die in meerdere EU-landen zelfstandige juridische entiteiten hebben, lokale meldkanalen in al deze EU-landen moeten opzetten. Het betekent ook dat Nederlandse bedrijven, die meerdere juridische entiteiten in Nederland hebben, voor elke entiteit een apart meldkanaal moeten opzetten, afhankelijk van de omvang van de organisatie en de branche waarin men actief is.
Om ons daar een voorstelling van te maken, zochten we contact met het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Hierbij een weergave van de vragen en antwoorden.
Vragen aan Ministerie van Binnenlandse Zaken
Vraag: Stel, ik heb een winkelorganisatie en elke winkel is een zelfstandige juridische entiteit met meer dan 49 medewerkers, moet elke winkel dan (vanaf eind 2023) een meldkanaal openen? Idem voor restaurants? Dit kan bijvoorbeeld voorkomen bij franchiseketens.
Antwoord: Ja, elke winkel of elk restaurant zal dan een eigen meldkanaal moeten hebben. Als zij tussen de 50 en 249 medewerkers hebben, dan mogen zij wel middelen delen voor het in ontvangst nemen van meldingen en het uitvoeren van onderzoeken.
Vraag: Stel, ik heb een keten van installatiebedrijven, maar elk installatiebedrijf heeft minder dan 50 medewerkers. Hoef ik dan niets te doen?
Antwoord: De verplichting tot het opzetten van interne meldkanalen geldt inderdaad niet indien de medewerkers in dienst zijn van de afzonderlijke installatiebedrijven. Wel is er een aantal uitzonderingen, zoals voor organisaties die werkzaam zijn op het gebied van financiële diensten, producten en markten, het voorkomen van witwassen van geld en terrorismefinanciering, burgerluchtvaart, maritieme arbeid en havenstaatcontrole, en op het gebied van offshore olie- en gasactiviteiten. Zij moeten altijd meldkanalen inrichten. Dat neemt niet weg dat het hebben van een interne meldprocedure aan te bevelen is, zeker als de bedrijven bijna 50 werknemers hebben en/of als er bij de keten als geheel veel mensen werken.
Vraag: Autodealers vallen onder de Wet ter bestrijding van witwassen en de financiering van terrorisme (Wwft). Stel dat ik een keten van zelfstandige autodealers heb, elk met minder dan 50 medewerkers, moet elke autodealer dan een meldkanaal openen, onafhankelijk van het aantal medewerkers?
Antwoord: Organisaties die werkzaam zijn op het gebied van het voorkomen van witwassen van geld en terrorismefinanciering moeten inderdaad ingevolge de EU-richtlijn ook een interne meldprocedure hebben indien zij minder dan 50 werknemers hebben.
Als gevolg van de nieuwe wetgeving zullen dus heel veel organisaties meldkanalen moeten inrichten en onafhankelijke coördinatoren moeten aanstellen. Op zich valt er iets voor te zeggen om meldingen af te laten handelen door personen die bekend zijn met de lokale situatie en de lokale wetgeving. Echter, het is ook onze ervaring dat veel klokkenluiders hun melding liever niet onderzocht zien door het lokale management, bijvoorbeeld omdat hun melding juist gaat over het lokale management, en men zich liever tot een functie op groepsniveau wendt, die wat meer op afstand staat. De Europese Commissie heeft aangegeven dat organisaties melders de keuze mogen geven, of ze op lokaal of op groepsniveau willen melden. Ook mag de organisatie aan de melder vragen of de melding door een centrale onderzoeksafdeling op het hoofdkantoor mag worden onderzocht. Die keuze ligt dus bij de melder. Entiteiten met tussen de 50 en 249 medewerkers mogen meld- en onderzoeksfaciliteiten delen. Echter, de werkgever blijft verantwoordelijk voor het adresseren van de kwestie en de feedback naar de melder. Wel kunnen organisaties de ontvangst en coördinatie van de meldingen uitbesteden aan derde partijen.
Een aantal gespecialiseerde softwarebedrijven met meldplatformen heeft inmiddels een elegante oplossing gevonden voor het lokaal/centraal probleem. Als de klokkenluider een meldformulier invult, dan krijgt deze de keuze voorgelegd of men op lokaal of op groepsniveau wilt melden. Op deze manier kunnen alle meldingen toch in één systeem worden afgehandeld. Wel dienen er altijd nog lokale coördinatoren aangesteld te worden. Het hoofdkantoor mag ook geen toegang hebben tot de inhoud van de lokale meldingen, tenzij de melder hiermee ingestemd heeft.
Wilt u meer weten over deze software-oplossingen? Of zoekt u nog een lokale coördinator in een bepaald EU-land? Neem dan contact met ons op.
