Privacy verklaring De Integriteitscoördinator BV

Wie zijn wij?

Wij zijn De Integriteitscoördinator BV, soms ook handelend onder de naam The Integrity Coordinator. Het is onze missie om ethisch en compliant handelen te stimuleren. Onze kernactiviteit is het coördineren van speak-up of klokkenluiderprocedures. Onze klanten stellen ons aan om meldingen van klokkenluiders te ontvangen en op te volgen. Daarnaast geven wij ook trainingen en advies hierover. Daarbij verwerken we persoonsgegevens.

Onze contactgegevens zijn:

  • e-mail: info@deintegriteitscoordinator.nl
  • telefoon: 010-2134580
  • website: deintegriteitscoordinator.nl / www.theintegritycoordinator.com
  • postadres: De Integriteitscoördinator BV / Erasmus Enterprise N5-09
  • Burgemeester Oudlaan 50
    3062 PA Rotterdam
    Nederland
  • KVK: 78450810

Waarom deze verklaring?

We zijn ervoor verantwoordelijk om je persoonsgegevens zo goed te mogelijk beschermen. We moeten daarbij voldoen aan de eisen van de privacyregelgeving. Wij zijn transparant over de soorten gegevens die we verwerken, de doelen voor de verwerking, met wie we gegevens delen en welke rechten je hebt ten aanzien van je eigen gegevens. In deze privacy verklaring informeren we je hierover. Heb je na het lezen van dit document nog vragen? Neem dan contact met ons op.

1. Soorten gegevens

1.1 Wij verwerken (mogelijk) de volgende persoonsgegevens van jou:

  • contactgegevens, zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, werkgever en functie;
  • leeftijd, geslacht, burgerlijke staat;
  • gegevens met betrekking tot paspoort, rijbewijs of een ander identiteitsbewijs;
  • gegevens over dienstverband, inkomen en bankrekeningen (alleen van medewerkers);
  • bijzondere persoonsgegevens, bijvoorbeeld gezondheid (in sommige gevallen);
  • gegevens over eventuele strafrechtelijke feiten, fraudeaspecten (indien relevant);
  • overige due diligence of onderzoeksgegevens (indien relevant)

1.2 Wanneer wij gezondheidsgegevens of strafrechtelijke gegevens verwerken, doen we dat uiterst zorgvuldig, en doorgaans alleen met jouw toestemming. Over het algemeen geef je deze gegevens zelf uit vrije wil aan ons door.

2. Doelen van de verwerking van gegevens

2.1 Wij verwerken persoonsgegevens als wij meldingen ontvangen, beoordelen en opvolgen. Daarbij verwerken wij persoonsgegevens voor het volgende doel:

  • het uitvoeren van een overeenkomst

2.2 Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens bij de uitvoering van onze overige werkzaamheden voor de volgende doelen:

  • het beheren van onze relatie met (potentiële) klanten;
  • het beheren en uitbreiden van ons klantenbestand;
  • het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten;
  • het beoordelen van zakelijke partners van onszelf en van onze klanten;
  • het uitvoeren van marketing activiteiten
  • het uitvoeren van een wettelijke taak­
  • het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
  • het versturen van nieuwsbrieven of informatie van specifieke aard.

3. Rechtsgronden voor verwerking van gegevens

3.1 Wij gebruiken tenminste een van de volgende gronden voor de verwerking van jouw persoonsgegevens:

  • het uitvoeren van een overeenkomst;
  • het kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust;
  • het voldoen aan wettelijke termijnen voor het bewaren van gegevens;
  • de uitdrukkelijke toestemming die je hebt gegeven om gegevens te verwerken voor specifieke doeleinden. Deze toestemming kun je altijd weer intrekken;
  • voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen in het kader van onze bedrijfsvoering of die van derden, zoals onze klanten. Wij maken hierbij steeds de afweging tussen jouw belangen, die van onze klanten en die van ons.

4. Opslag en bewaartermijn van persoonsgegevens

4.1 Wij bewaren jouw persoonsgegevens alleen zolang en voor zover we deze nodig hebben.

5. Informatie, wijziging en bezwaar

5.1 Je hebt specifieke rechten ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens.

5.2 Dat geldt zeker ook voor de volgende onderwerpen:

  • of wij jouw persoonsgegevens verwerken;
  • de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken;
  • inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
  • bezwaren tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens;
  • aanpassing van jouw persoonsgegevens als deze (mogelijk) onjuist zijn verwerkt;
  • beperking van jouw persoonsgegevens;
  • verwijdering (wissen) van jouw persoonsgegevens;
  • overdracht van jouw persoonsgegevens aan jezelf of aan een andere organisatie op jouw verzoek;
  • vragen over de inhoud van deze privacy verklaring

5.3 Stuur een e-mail naar info@deintegriteitscoordinator.nl als je een van deze rechten wilt uitoefenen.

5.4 Let op: het kan zijn dat we niet in alle gevallen tegemoet kunnen komen aan een verzoek. Als dit het geval is, dan zullen we je dit gemotiveerd laten weten.

Ook kunnen er kosten verbonden zijn aan jouw verzoek welke wij tevoren zullen opgeven en welke nimmer hoger kunnen zijn dan is toegestaan door toepasselijke regelgeving.

Om aan jouw verzoek gehoor te kunnen geven zullen wij jouw identiteit moeten vaststellen om te voorkomen dat anderen de beschikking krijgen over jouw gegevens of onbedoeld jouw gegevens laten wijzigen of wissen.

6. Beveiliging van jouw gegevens

6.1       Wij hebben adequate technische en organisatorische maatregelen getroffen om jouw persoonsgegevens te beveiligen. Wij gaan hierbij uit van de maatregelen die op basis van de stand van de techniek redelijkerwijs van ons mogen worden verwacht.

7. Verstrekken van gegevens aan derden

7.1 Wij verstrekken jouw persoonsgegevens niet zomaar aan anderen. Dat mogen we wel doen als je ons daarvoor toestemming hebt gegeven, als we daartoe verplicht zijn op grond van wet-of regelgeving of een gerechtelijke uitspraak, of als de verstrekking ten dienste staat van onze doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.

7.2 Voor de uitvoering van onze bedrijfsvoering en afhankelijk van de verleende diensten aan jou verstrekken wij jouw persoonsgegevens mogelijk aan de volgende personen of partijen:

  • Klanten met wie wij een contract hebben afgesloten om de speak-up of klokkenluiderprocedure te coördineren, onder de voorwaarde dat je hier toestemming voor geeft;
  • Onderzoekers die als taak hebben om de juistheid van een melding na te gaan. Wij zullen je gegevens alleen doorgeven aan onderzoekers die over de benodigde vergunningen beschikken;
  • Providers van klokkenluidersoftware;
  • Personen en instanties die op grond van een wettelijke verplichting geïnformeerd moeten worden;
  • Externe partijen die gegevens onder onze zeggenschap en verantwoordelijkheid verwerken;
  • Notarissen, advocaten, accountants (in voorkomende gevallen) en onze belastingadviseur.

7.3 Externe partijen die de persoonsgegevens onder onze verantwoordelijkheid verwerken, doen dit uitsluitend voor doelen en onder voorwaarden die wij met hen hebben afgesproken. Dit leggen we vast in schriftelijke overeenkomsten.

8. Wijzigingen van de privacy verklaring

8.1 Het kan voorkomen dat we deze privacy verklaring in de toekomst wijzigen. Op onze website vind je steeds de meest actuele privacy verklaring.

9. Klachtrecht

9.1 Bent je het niet eens met de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken of omgaan met jouw rechten als klant? Neem dan in ieder geval contact met ons op via info@deintegriteitscoordinator.nl.

9.2 Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Kijk daarvoor op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Cookies

Wij vinden de bescherming van uw persoonsgegevens belangrijk. Daarom installeren wij ook geen cookies op onze websites. Mocht u onverhoopt toch een cookie aantreffen op onze website(s), gelieve ons dan te informeren.