Eerder informeerden wij u al over een good practices document van Transparency International rond klokkenluidermanagementsystemen. De Nederlandse afdeling heeft dit vertaalt naar de Nederlandse situatie.
Transparency International is een NGO wiens doel het is om corruptie te bestrijden en integriteit te bevorderen. De rol van klokkenluiders, die fraude en corruptie aankaarten, is daarbij essentieel. Het is een van de meest effectieve manieren om fraude en corruptie onthullen en is dan ook een essentieel onderdeel van elk compliance en integriteits-programma. Het is daarom belangrijk dat organisaties systemen inrichten voor het behandelen van meldingen die veilig en effectief zijn. Niet in het minst omdat de meeste klokkenluiders eerst intern melden.
Transparency International Nederland (TI NL) is de Nederlandse afdeling van de internationale organisatie. Zij hebben een korte Nederlandse brochure uitgebracht over effectieve meldregelingen, die ook voldoen aan de Nederlandse Wet bescherming klokkenluiders. Zij beginnen met het beschrijven van de voordelen van een goede meldregeling:
- Doordat je eerder mogelijke problemen signaleert, verminder je het risico op escalatie en op aansprakelijkheid. Je kunt bovendien zelf bepalen of en hoe je e.e.a. naar buiten brengt.
- Door vroege signalering verklein je ook (de kans op) mogelijke boetes en rechtszaken.
- Dit is gunstig voor je reputatie.
- Het maakt continue verbetering van de processen en procedures mogelijk.
- Het stimuleert een cultuur van vertrouwen en transparantie waarin mensen elkaar kunnen aanspreken.
- Het is een sterk signaal naar buiten toe, bijvoorbeeld richting investeerders en aandeelhouders, dat je integriteit belangrijk vindt.
- TI NL geeft verder aan dat er een afschrikwekkend effect vanuit kan gaan richting mogelijke fraudeurs en corrupte figuren. Dat hebben ze leuk gevonden, daar hadden wij bij De Integriteitscoördinator nog niet eerder bij stil gestaan.
De brochure gaat verder in op de Nederlandse wetgeving en de stappen die de organisatie moet zetten om een goede klokkenluiderprocedure uit te rollen. In onze whitepaper Wet bescherming klokkenluiders hebben we ook zo’n stappenplan opgenomen. De TI-brochure heeft het er wel over dat de personen die de meldingen behandelen onpartijdig moet zijn. Dit volgt uit de EU-richtlijn. In de Nederlandse wet staat echter dat ze onafhankelijk moeten zijn.
Net als wij geeft TI NL aan dat het een good practice is om één loket te openen waar medewerkers en externen misstanden, ongewenst gedrag en andere niet-integere praktijken kunnen melden. Daar zijn we het over eens. Daarnaast kaart men aan dat een melding over ongewenst gedrag ook een klokkenluidermelding kan zijn, als er sprake is van een patroon dat meerdere mensen raakt. Hier gaan wij tijdens onze cursus Wet bescherming klokkenluiders altijd diep op in. Net als wij is TI een voorstander van het creëren van anonieme meldkanalen en frequente communicatie met de betrokkenen.
Hoewel het een goed idee is om meerdere meldkanalen te hebben, dienen deze personen zich wel te realiseren dat een melding vertrouwelijk gehouden moeten worden en zo snel mogelijk bij het meldpunt dient te belanden. Het is niet de bedoeling dat zij zelf een melding gaan behandelen of onderzoeken. Alle betrokkenen bij de meldregeling moeten dan ook goed getraind worden. Ook zou elk jaar niet alleen een verslag gemaakt moeten worden over de ingekomen kwesties, maar ook gemonitord of het nog verbeterd kan worden.
De brochure is overigens in het Engels geschreven, dat dan weer wel…
