Tijdens de cursussen die wij geven, komt regelmatig de vraag aan de orde hoe het meld- en opvolgloket georganiseerd moet worden. En hoe verhoudt zich dat tot de vertrouwenspersonen? We doen een poging om dit inzichtelijk te maken met behulp van drie afbeeldingen.
Werkgevers zijn verplicht om psychosociale arbeidsbelasting (PSA) te voorkomen of te beperken als dat een risico vormt binnen de organisatie. Dit volgt uit de Arbowet. In dat kader hebben veel werkgevers vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen aangesteld, die een luisterend oor bieden aan werknemers. Zij kunnen werknemers die ergens mee worstelen steunen en eventueel ook adviseren. Dat wil zeggen: een vertrouwenspersoon adviseert iemand doorgaans niet wat deze het beste kan doen, maar kan wel voorlichting geven over mogelijke vervolgstappen, de bijbehorende procedures en de voor- en nadelen hiervan. Daarnaast kan de vertrouwenspersoon namens de werknemer iets aankaarten bij de werkgever. Vertrouwenspersonen dienen onafhankelijk te zijn en geen tegenstrijdige belangen te hebben. Daarom is het niet verstandig om een medewerker van HR, Juridische Zaken of een lid van met management de rol van interne vertrouwenspersoon te geven.
Er kunnen interne en/of externe vertrouwenspersonen aangesteld worden. Interne vertrouwenspersonen hebben als voordeel dat zij de organisatie beter kennen en een situatie beter kunnen inschatten. Echter, zij hebben meestal ook nog een andere rol en kunnen daardoor een tegenstrijdig belang hebben. Externe vertrouwenspersonen hebben doorgaans geen andere belangen, zijn daardoor onafhankelijker, maar kennen de organisatie weer wat minder goed. Idealiter zou een werkgever zowel interne als externe vertrouwenspersonen moeten aanstellen. Dit is geen gemakkelijke rol en daarom zijn er ook opleidingen voor vertrouwenspersonen en een Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen. Zij stellen ook de eisen vast voor de certificatie van vertrouwenspersonen en houden een register bij.
Met de inwerkingtreding van de Wet Huis voor klokkenluiders in 2016 stelden sommige werkgevers naast vertrouwenspersonen voor ongewenst gedrag ook vertrouwenspersonen integriteit aan. Sommige vertrouwenspersonen combineren beide.
Daarbij is het niet de bedoeling dat vertrouwenspersonen als meldloket fungeren. Het Huis voor klokkenluiders heeft hier in een aantal brochures op gewezen. Immers, vertrouwenspersonen dienen medewerkers te steunen en kunnen ook optreden namens de medewerker. Ze zijn wel onafhankelijk maar niet per sé onpartijdig. Het lijkt ons ook zeker niet de bedoeling dat (betrokken) vertrouwenspersonen onafhankelijk onderzoek gaan uitvoeren.
Daarom hebben veel werkgevers ook een klachtencommissie ingericht, waar meldingen over ongewenst gedrag ingediend kunnen worden, waarna ze uitgezocht worden. Zo’n klachtencommissie dient in meerderheid uit onafhankelijke, externe deelnemers te bestaan. Zij zorgen er bijvoorbeeld voor dat er hoor en wederhoor wordt gepleegd en adviseren vervolgens het management. Vaak is het niet mogelijk om een anonieme melding in te dienen bij de klachtencommissie, omdat er dan moeilijk hoor en wederhoor kan plaatsvinden.
Met de introductie van de Wet bescherming klokkenluiders dienen veel organisaties ook een meldloket voor klokkenluiders in te richten, alsmede een persoon of afdeling die de melding opvolgt. Beide rollen dienen vervuld te worden door onafhankelijke personen. Deze rollen kunnen ook gecombineerd worden. De Integriteitscoördinator BV biedt zich bijvoorbeeld aan als externe, onafhankelijke meld- en opvolgfunctionaris. Deze functie kan ook goed vervuld worden door een Ethics & Compliance Officer of Integriteitsmanager, mits deze voldoende onafhankelijk is. Dat kan bijvoorbeeld vastgelegd worden in een Compliance Statuut. Het helpt ook als de Ethics & Compliance Officer meerdere rapportagelijnen heeft, bijvoorbeeld zowel naar de CEO als naar de Raad van Commissarissen of de Audit Commissie. Ook moet deze persoon natuurlijk over de benodigde capaciteiten beschikken.
De meldingen die binnenkomen moeten in principe door onafhankelijke onderzoekers onderzocht worden. Dat kan een Interne Audit afdeling doen of externe onderzoekers. Afhankelijk van de bevindingen, kan advies vanuit Juridische Zaken, Personeelszaken of een externe advocaat gewenst zijn. Organisaties kunnen er ook voor kiezen om deze zaken door een Ethics Committee te laten behandelen en monitoren. Tussendoor dient het management geïnformeerd te worden, bijvoorbeeld als het gaat om een belangrijke kwestie die de nodige consequenties kan hebben of om budget aan te vragen voor onderzoek of juridisch advies. Uiteindelijk besluit het management ook welke corrigerende en preventieve maatregelen er genomen worden. Al die tijd verzorgt de opvolgfunctionaris de communicatie tussen de verschillende partijen. In dit en dit artikel meer hierover.
Schematische weergave meldingen onderzoeken en oplossen – versie 1. Het onafhankelijk meldloket ontvangt alleen klokkenluidermeldingen.
Organisaties kunnen ervoor kiezen om het meldloket ook open te stellen voor meldingen over ongewenst gedrag. Sowieso kunnen meldingen over ongewenst gedrag soms ook klokkenluidermeldingen zijn, indien er sprake is van een patroon of een structureel karakter, dat de veiligheid van meerdere personen bedreigt of het goed functioneren van een organisatie. Het is bovendien onze ervaring dat een ongeluk zelden alleen komt. Fraude of corruptie gaan vaak samen met intimiderend gedrag. Beide kunnen het gevolg zijn van een bepaalde organisatiecultuur. Als Ethics & Compliance Officer ontvang je graag alle signalen hierover. Het is dan ook verstandig om als Ethics & Compliance Officer periodiek eens met de vertrouwenspersoon (geanonimiseerde) ervaringen uit te wisselen.
Ook kan het voorkomen dat een anonieme melding over ongewenst gedrag niet behandeld wordt door de klachtencommissie. Terwijl het ook in strijd is met de gedragscode. Wellicht kan de Ethics & Compliance Officer of integriteitsmanager er dan toch opvolging aan geven. Ook als de melding niet kwalificeert als een klokkenluidermelding volgens de wet.
Schematische weergave meldingen onderzoeken en oplossen versie 2. Het meldloket ontvangt klokkenluidermeldingen en meldingen ongewenst gedrag.
Tot slot kunnen er bij organisaties ook meldingen ingediend worden vanuit de leveranciersketen, bijvoorbeeld over milieuvervuiling of gedwongen arbeid of kinderarbeid tijdens het productieproces. Duitse bedrijven met een zekere omvang zijn vanaf 2023 verplicht om dit soort meldkanalen te openen. Ook als u een leverancier bent aan de overheid van de Verenigde Staten bent u doorgaans contractueel verplicht een dergelijk meldkanaal te openen. Over enkele jaren zullen alle grote Europese bedrijven dit moeten doen. Het ligt voor de hand om deze meldingen ook binnen te laten komen bij hetzelfde meldloket. Meer hierover in het volgende artikel over schendingen van het milieu of de mensenrechten uit de supply chain.
Schema meldloket en opvolging versie 3. Het meldloket ontvangt meldingen van klokkenluiders, meldingen van ongewenst gedrag en meldingen van de leveranciersketen.
Dan is het nog belangrijk om te definiëren wat er niet gemeld kan worden bij het meldloket. Vaak hebben organisaties andere kanalen voor het melden van klachten van klanten over het product of de dienst die zij afnemen. Individuele arbeidsgeschillen over een beoordeling, een gemiste promotie e.d. kunnen doorgaans ook niet gemeld worden bij dit meldloket. Sommige organisaties gebruiken het meldkanaal wel voor het geval dat een medewerker een computer of een telefoon verliest, aangezien er dan vaak direct actie ondernomen moet worden vanuit het oogpunt van IT-security of de bescherming van persoonsgegevens. Hoewel hiervoor hetzelfde online meldformulier gebruikt kan worden, hoeven deze meldingen niet naar de Ethics & Compliance Officer of de integriteitsmanager te gaan.
Heeft u zelf andere ideeën over het inrichten van het meldkanaal? Wij horen het graag. U kunt hiervoor het volgende contactformulier gebruiken.
