De EU-richtlijn ter bescherming van klokkenluiders is een grote stap vooruit voor de bescherming van klokkenluiders maar is vaak slecht geïmplementeerd door de lidstaten. Ook door Nederland. De Europese Commissie opende een consultatie over de richtlijn en uiteraard hebben wij daarop gereageerd met de nodige ideeën ter verbetering.
Onlangs heeft De Integriteitscoördinator gereageerd op een uitnodiging om mee te doen aan de consultatie over de EU-richtlijn ter bescherming van klokkenluiders. We hebben de vragen van de Europese Commissie beantwoord en daarnaast een aanvullend document ingediend, waarin we de nodige suggesties ter verbetering doen. Hierbij een samenvatting.
De EU-richtlijn voor de bescherming van klokkenluiders betekent een grote stap vooruit voor de bescherming van melders die een misstand rapporteren. Toch kan de richtlijn nog wel op een paar punten verbeterd worden. Echter, de grootste winst valt te behalen door een betere implementatie door de lidstaten. Ook in Nederland kan dit nog een stuk beter.
De EU heeft ervoor gekozen dat klokkenluiders, die een (mogelijke) inbreuk op de EU-regels melden, beschermd moeten worden tegen benadeling. Daarbij heeft het de lidstaten aangemoedigd om de reikwijdte verder uit te breiden. Helaas heeft ieder land dat weer net iets anders gedaan, waardoor er een gefragmenteerd beeld is ontstaan binnen de EU. Hoewel we begrijpen dat de EU alleen iets wil zeggen over de EU-regels, zou het goed zijn om de wetgeving van de diverse landen te harmoniseren. Want op dit moment is er door de regelgeving sprake van een gefragmenteerde markt, wat het lastig maakt om in meerdere EU-landen klokkenluidermeldingen te behandelen.
Onze eerste aanbeveling is dan ook:
- Harmoniseer de definitie van een klokkenluidermelding.
We doen een voorzet: ‘een klokkenluidermelding is een melding over een mogelijke of daadwerkelijke schending van toepasselijke wet- en regelgeving of het beleid en de procedures van de organisatie, dan wel het vermoeden daarvan’.
Deze definitie is redelijk goed te begrijpen door iedereen en wordt al door veel organisaties gebruikt. Er zijn ook organisaties waar alles gemeld mag worden; daar valt ook wat voor te zeggen. Andere organisaties vrezen dat er dan een stortvloed aan meldingen zal plaatsvinden. Dat valt in de praktijk wel mee. Maar wij denken dat de meeste organisaties wel met bovengenoemde definitie kunnen leven. Immers, welke organisatie wil het nu niet weten als medewerkers zich niet aan de wet of de interne procedures houden?
Aangezien de huidige definitie van een klokkenluidermelding vaak complex is, de nodige juridische kennis vereist en bovendien van land tot land varieert, weten veel melders niet of ze nu wel of niet beschermd zijn tegen benadeling als ze een melding indienen. Dit kan hen ervan weerhouden om een misstand aan te kaarten.
Het is daarnaast ook behulpzaam voor bedrijven die in meerdere lidstaten actief zijn en een centrale faciliteit hebben ingericht die meldingen behandelt uit meerdere EU-landen waar de organisatie minder dan 250 medewerkers heeft. Op dit moment wordt dit ernstig bemoeilijkt vanwege de verschillen in nationale wetgeving. De huidige situatie levert een gefragmenteerde interne markt op; harmonisatie is vereist om de interne markt beter te laten functioneren.
- Verplicht werkgevers om anonieme meldkanalen te lanceren.
Angst voor benadeling is de belangrijkste reden waarom personen niet melden. Echter, als je niet weet wie de melder is, dan kun je die ook niet benadelen. Sterker nog, je zou wel eens de helft van het aantal meldingen kunnen missen als je geen anonieme kanalen ter beschikking stelt. De beste manier om anonimiteit te garanderen is door gebruik te maken van gespecialiseerde software. Werkgeversorganisaties zijn hier vaak op tegen, omdat het een kostenverhogend effect zou hebben. Echter, het blijkt dat organisaties met meer meldingen financieel beter presteren. Waarschijnlijk verdien je deze investering wel terug. Bovendien is het zo dat de kosten van dit soort software de afgelopen jaren enorm gedaald zijn, niet in het minst doordat er na de totstandkoming van de richtlijn allerlei nieuwe aanbieders deze markt betraden en de markt enorm gegroeid is. Tot slot is het mogelijk om met een branchevereniging of ander samenwerkingsverband een gezamenlijke faciliteit in te richten. De Integriteitscoördinator heeft zo’n faciliteit opgericht voor de leden van Adfiz. De kosten per lid zijn dan minimaal.
- Geef aan, aan welke kwalificaties de ontvangers en opvolgers moeten voldoen.
Organisaties zouden hier onafhankelijke, onpartijdige, geautoriseerde en gekwalificeerde personen voor moeten aanstellen. In de recitals van de richtlijn wordt aangegeven dat dit ook een HR-Manager, bestuurslid of interne jurist kan zijn. Deze personen worden echter vaak door medewerkers niet gezien als onafhankelijk of onpartijdig. De meest voor de hand liggende persoon om deze rol op zich te nemen is een Ethics & Compliance Officer of Integriteitsmanager met voldoende kennis, ervaring en autoriteit en die daarnaast beschikt over een onafhankelijkheidsstatuut en een dubbele rapportagelijn. Het is de hoogste tijd dat deze functionaris wordt opgenomen in de Corporate Governance Code. Het alternatief is om deze rol uit te besteden aan een gekwalificeerde derde.
- Versterk het toezicht en de handhaving
Hoewel de richtlijn dit wel voorschrijft, schiet het toezicht en de handhaving in alle EU-lidstaten nog schromelijk tekort. De Europese Commissie zou beter moeten toezien op de implementatie van de richtlijn in de EU. Daarbij dient men niet alleen te denken aan sancties tegen organisaties en personen die melders benadelen of het melden belemmeren. Maar ook sancties voor het niet goed inrichten van het meldproces. Opvallend is dat zelfs de financiële toezichthouders, die vaak al wel beschikken over toezicht- en sanctiemogelijkheden, hier geen prioriteit van maken, ondanks dat de meeste schandalen naar buiten komen door klokkenluiders. Eerder berichtten wij al dat in Nederland zeker 60% van de organisaties nog geen meldregeling heeft die aangepast is aan de eisen uit de Wet bescherming klokkenluiders. Van de resterende 40 procent schoten de meeste meldregelingen die wij onder ogen hebben gekregen ook tekort.
- Aanvullend geldt voor Nederland dan nog het volgende:
5a Maak duidelijk dat behandelaars van meldingen ook onpartijdig moeten zijn.
De eis van onpartijdigheid volgt uit de EU-richtlijn. In Nederland is daar ‘onafhankelijk’ van gemaakt, omdat dit een betere bescherming zou bieden voor de melder. Daar valt wat voor te zeggen, maar dat heeft er soms toe geleid dat vertrouwenspersonen zijn aangesteld om meldingen te ontvangen. Zij zijn vaak wel onafhankelijk maar niet onpartijdig en daardoor niet de juiste persoon om meldingen te behandelen. Gelukkig vinden de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen en het Huis voor Klokkenluiders dit ook, zie ook ons artikel over de rol van de vertrouwenspersoon in de meldprocedure.
5b. Maak duidelijk dat de onafhankelijke opvolger de feedback moet geven
In tegenstelling tot in de richtlijn, staat in de Wet bescherming klokkenluiders niet beschreven wie de feedback moet geven aan de melder. Er staat alleen dat het management verantwoordelijk is voor de opvolging. Veel werkgevers hebben daaruit afgeleid, dat het management dus ook de feedback moet geven aan de melder. Dit is onjuist. Sterker nog, aangezien de identiteit van de melder vertrouwelijk moet blijven, mag het management in de meeste gevallen niet eens weten wie de melder is.
5c. Geef aan dat de meldkanalen (en het register) dusdanig beveiligd moeten zijn dat niet-geautoriseerde personen de identiteit van de melder niet kunnen achterhalen.
Dit onderdeel uit de richtlijn is niet overgenomen in de Nederlandse wet. Volgens de minister was dit niet nodig, omdat de AVG dit al voorschrijft. Er is echter een goede reden waarom dit in de EU-richtlijn staat. Hierdoor kan bijvoorbeeld de CEO geen opdracht geven aan de IT-manager om de identiteit van de melder te achterhalen; ook de IT-manager mag zichzelf geen toegang kunnen toe-eigenen. Uit de EU-richtlijn kan verder afgeleid worden dat e-mail geen goed meldkanaal is en dat het register zich niet op het netwerk van de organisatie hoort te bevinden. Dat blijkt allemaal niet uit de Wbk.
5d. Geef het Huis voor Klokkenluiders voldoende middelen en bevoegdheden om toezicht te kunnen houden en sancties te kunnen opleggen.
Dit is op zich ook al onder punt 4 aangegeven. Extra pijnlijk is dat in Nederland het Huis deze bevoegdheid eind 2022 al heeft gekregen nadat het parlement een amendement van die strekking had aangenomen. Echter, opeenvolgende regeringen hebben dit onderdeel van de wet nog niet in werking laten treden, omdat hier nadere wet- en regelgeving voor nodig is. Om dit goed gestalte te kunnen geven, zou het aantal FTE’s van het Huis ook uitgebreid moeten worden. Zie ook ons artikel waarin we het jaarverslag Huis voor Klokkenluiders 2025 bespreken.
5e. Geef het Huis voor Klokkenluiders een zogenaamde “pauze-knop”.
Volgens de richtlijn dienen melders tussentijdse hulp te kunnen krijgen. Dit kan bijvoorbeeld door het Huis voor Klokkenluiders een “pauze-knop” te geven, om de melder actief te kunnen beschermen, bijvoorbeeld door de werkgever tijdelijk te verbieden om verdere gerechtelijke of andere stappen te ondernemen tegen een melder, terwijl het Huis bezig is met een onderzoek naar de melding. En daarbij ook de melder tegen zichzelf in bescherming kan nemen. Wij zien in de jurisprudentie nogal eens dat erkende klokkenluiders toch worden ontslagen vanwege ‘een verstoorde arbeidsverhouding’. Het zou helpen als het Huis een verdere escalatie kan voorkomen door tijdens het conflict de pauze-knop in te drukken. Het zou ook helpen als werkgevers een echte onafhankelijke, kundige en ervaren behandelaar van meldingen moeten hebben die dit soort situaties kan helpen voorkomen (zie punt 3).
Er valt dus nog genoeg te verbeteren… Meer weten? Volg onze cursus Wet bescherming klokkenluiders in de praktijk. Of stel ons aan als onafhankelijke coördinator. Tientallen organisaties gingen je voor. Je kunt hier een offerte aanvragen. Je kunt ons ook e-mailen (info@deintegriteitscoordinator.nl) of bellen (010-2134580).
