Wat valt er te leren van interne meldprocessen die succesvol zijn verlopen? De Universiteit van Utrecht deed hier onderzoek naar, in opdracht van het Huis voor klokkenluiders. Een opmerkelijke bevinding: belangrijker dan de uitkomst van het onderzoek is, dat het proces als rechtvaardig wordt ervaren. Het helpt daarbij als er frequent wordt gecommuniceerd met alle betrokkenen. Ook deze onderzoekers geven een aantal aanbevelingen, bijvoorbeeld om nadrukkelijk te investeren in de kennis en competenties van integriteitscoördinatoren.
In ons vorige bericht behandelden wij een wetenschappelijk artikel over de complexiteit van klokkenluiderprocedures, waarin aan de hand van de agent-principaal theorie een aantal suggesties wordt gegeven om meldingen succesvol af te handelen. Maar wat valt er te leren van interne meldprocessen die daadwerkelijk succesvol zijn verlopen? In opdracht van het Huis voor klokkenluiders deed de Universiteit Utrecht een eerste verkennend onderzoek naar de rol van de interacties tussen de direct betrokkenen bij interne meldingen van klokkenluiders.
Er is de afgelopen jaren al veel onderzoek gedaan naar de juridische kaders en middelen die nodig zijn om meldprocessen goed te laten verlopen. En vaak lag de nadruk daarbij op waar het misgaat bij meldingen. In dit rapport wordt de focus verlegd naar succesvolle meldprocessen, die inspirerende en motiverende voorbeelden opleveren. Het rapport laat zien dat interne meldingen met de juiste inzet en inspanningen wel degelijk succesvol kunnen verlopen. Met succesvol wordt hier bedoeld dat de direct betrokkenen, in ieder geval de melder en een vertegenwoordiging van de organisatie, tevreden zijn over het verloop van de melding.
Voor het onderzoek zijn vier casussen geselecteerd van interne meldingen bij organisaties met minimaal 500 medewerkers, waarbij de organisaties een formeel en actief integriteitsbeleid hebben, beschikken over interne meldpunten en een structuur van vertrouwenspersonen, integriteitsfunctionarissen en interne onderzoekers. Het gaat om drie casussen uit de publieke sector en één uit de private sector. Opvallend is dat ook casussen zijn onderzocht waarbij er sprake is van meldingen over ongewenst gedrag. Deze zouden waarschijnlijk niet onder het huidige wetsvoorstel Wet bescherming klokkenluiders vallen, aangezien ze vaak niet voldoen aan het criterium van een misstand waarbij het maatschappelijk belang in het geding is.
Het onderzoek leverde de volgende conclusies op.
Conclusies
Op de vraag wat een intern meldproces succesvol maakt, kwam op het eerste oog een vrij eenduidig antwoord naar voren: het leidende criterium is de rechtvaardigheid van het meldproces. Daaronder vallen onder andere de wijze waarop het proces is ingericht, de betrouwbaarheid van de onderzoekers, de veiligheid voor de melders en of de uitkomst eerlijk en passend is. Bij nadere bestudering valt er toch nog wat meer over te zeggen:
- De mate waarin het proces als rechtvaardig wordt ervaren, bijvoorbeeld op het gebied van de informatievoorziening en de manier waarop men met elkaar omgaat, is vaak belangrijker dan de uitkomst van het proces.
- Een belangrijk criterium daarbij is dat er zorgvuldig en snel wordt gehandeld. Dat er op zorgvuldige wijze hoor en wederhoor wordt toegepast.
- En daarnaast dat de betrokkenen, waaronder de melders, de schenders en de leidinggevenden, transparant en doorlopend worden geïnformeerd. Hierdoor voelen de partijen zich serieus genomen. Zowel de timing als de tijdigheid is hierbij belangrijk.
- Een goede onderlinge afstemming tussen integriteitsfunctionarissen, onderzoekers, leidinggevenden en melders draagt eveneens bij aan een succesvol verloop.
- Zeker als hierbij objectiviteit en deskundigheid gebalanceerd worden met een persoonlijke, menselijke benadering.
Uit het onderzoek komt naar voren dat met name de bekwaamheid van de integriteitsfunctionarissen en de onderzoekers belangrijk is. Het helpt daarbij als medewerkers vooraf weten wie de melding gaat oppakken. Andere kernwoorden zijn onpartijdigheid, objectiviteit, onafhankelijkheid, goed luisteren en doorvragen, empathisch vermogen en het respecteren van vertrouwelijkheid, waarbij wordt uitgelegd dat er grenzen zijn aan de transparantie die gegeven kan worden. En verder voortvarend handelen, met goed gevoel voor timing en tempo, waarbij de betrokkenen voortdurend geïnformeerd worden over de voortgang van het proces.
Aanbevelingen
Op basis van hun bevindingen doen de onderzoekers de volgende aanbevelingen:
- Investeer nadrukkelijk in de kennis, competenties, vaardigheid en houding van degenen die verantwoordelijk zijn voor het meld- en onderzoeksproces.
- Breng de verwachtingen van de betrokkenen goed in kaart, stel die waar nodig bij en monitor actief de ervaringen tijdens het proces
- Stem al bij het begin de communicatie met de verschillende verantwoordelijken goed af.
- Leer van interne meldingen. Dit volgt eigenlijk niet direct uit het onderzoek, maar is toch een aanbeveling van de onderzoekers. Meldingen kunnen namelijk, in combinatie met elkaar, belangrijke informatie bevatten over kwetsbaarheden in de organisatiestructuur en -cultuur.
- Onderzoek de mate waarin de aard van de gemelde integriteitsmeldingen het verloop van de meldprocessen beïnvloedt. Het lijkt erop dat bij meldingen over ongewenste omgangsvormen zaken als empathie en goedwillendheid belangrijker zijn dan bij zakelijke integriteitskwesties. Ook het proces zelf wordt in die gevallen nadrukkelijker beoordeeld op de interpersoonlijke rechtvaardigheid die men heeft ervaren.
Het gehele onderzoek valt hier te lezen: https://www.huisvoorklokkenluiders.nl/integriteit-bevorderen/documenten/rapporten/2022/09/15/succesfactoren-in-melden-van-interne-misstanden-snel-zorgvuldig-deskundig-en-open
Onze invalshoek
Voor het onderzoek zijn vier casussen bestudeerd die succesvol zijn afgehandeld. Dat is geen groot aantal. Wij hebben gelukkig wat meer zaken succesvol afgehandeld en kunnen ons grosso modo wel vinden in de conclusies van de onderzoekers.
Daarbij is vooral de eerste conclusie opmerkelijk: blijkbaar is het belangrijker dat het meld- en onderzoeksproces als rechtvaardig wordt ervaren, dan dat de uitkomst als rechtvaardig wordt ervaren. Nu we er nog eens over nagedacht hebben, sluit dit toch wel redelijk aan bij onze eigen ervaringen. Aardig is verder dat het onderzoek ook goed aansluit bij het vorige artikel in onze nieuwsbrief over de behandeling van interne klokkenluidermeldingen.
Wilt u meer weten over de ‘good practices’ bij het behandelen van meldingen? Volg dan onze cursus Wet bescherming klokkenluiders. Of twijfelt u of u iemand in de organisatie kan aanwijzen als onafhankelijke, ervaren en deskundige integriteitscoördinator? Neem dan ook contact met ons op.
