Het is dus zaak om melders aan te moedigen om eerst een interne melding te maken en vervolgens te laten zien dat de organisatie deze meldingen snel oppakt en serieus neemt.
Nieuwe EU-richtlijn Bescherming Klokkenluiders
Eind 2019 is er een nieuwe EU-richtlijn aangenomen waardoor organisaties hun klokkenluiderprocedure, ook wel speak-up procedure, ethics helpline of meldprocedure genaamd, moeten aanpassen. In onze vorige blog hebben we beschreven dat goede klokkenluiderregelingen goed zijn voor de maatschappij én voor individuele organisaties. In deze blog beschrijven we de belangrijkste veranderingen en wat dit voor u betekent.
Deadline 17 December 2021
Sinds 1 juli 2016 geldt in Nederland de Wet Huis voor Klokkenluiders. Deze wet stelt dat organisaties met meer dan 50 medewerkers een interne klokkenluiderprocedure moeten opstellen. Daarmee liep Nederland voorop in Europa. Eind 2019 is echter een Europese Richtlijn voor de bescherming van Klokkenluiders aangenomen, die uiterlijk op 17 december 2021 geïmplementeerd moet zijn in de Nederlandse wet. Deze richtlijn bevat een aantal interessante nieuwe elementen, waar organisaties tegen die tijd aan moeten voldoen.
Dat wil zeggen, in de EU-richtlijn krijgen organisaties met 50-249 medewerkers twee jaar langer de tijd om een klokkenluiderprocedure op te stellen. Onder de Wet Huis voor Klokkenluiders moeten deze organisaties echter nu al over een meldprocedure beschikken.
Waar de Wet Huis voor Klokkenluiders zich richt op het melden van misstanden, richt de EU- richtlijn zich op inbreuken op de EU-wetgeving. Voor de meeste organisaties zou dat niet veel uit moeten maken; het is gewoon verstandig om elke melding goed te onderzoeken.
Omgekeerde bewijslast
Eén van de belangrijkste elementen in de nieuwe wet is dat de bewijslast wordt omgedraaid. Waar voorheen de klokkenluider moest aantonen dat deze nadeel had ondervonden als gevolg van zijn of haar melding, dient onder de nieuwe wetgeving de werkgever aan te tonen dat een nadelig besluit m.b.t. een medewerker niet het gevolg is van een eerder gedane melding.
Nieuwe eisen aan de meldprocedure
Meldingen moeten zowel mondeling als schriftelijk ingediend kunnen worden en wel op een vertrouwelijke wijze. Ze dienen natuurlijk ook vertrouwelijk behandeld te worden. De meldprocedure moet niet alleen ter beschikking worden gesteld aan de medewerkers, maar ook aan klanten, leveranciers en andere business partners. Er zijn nu ook reactietermijnen opgenomen in de richtlijn. Melders dienen binnen 7 dagen een bevestiging van de ontvangst van hun melding te krijgen. En binnen 3 maanden hierna dient er een substantiële reactie vanuit de organisatie te volgen.
Hoewel het intern melden wordt aangemoedigd, mag de klokkenluider zich ook direct tot de autoriteiten of tot de pers wenden, als de melder aannemelijk kan maken dat de melding intern onvoldoende wordt opgepakt. Het is dus zaak om melders aan te moedigen om eerst een interne melding te maken en vervolgens te laten zien dat de organisatie deze meldingen snel oppakt en serieus neemt. Er dient dus goed en tijdig gecommuniceerd te worden met de melder.
Meer organisaties moeten een klokkenluiderregeling opstellen
Belangrijk is verder dat veel meer organisaties dan voorheen een klokkenluiderregeling moeten opstellen. Voor een aantal sectoren is de drempel van 50 medewerkers namelijk niet meer van toepassing. Het gaat hier vooral om organisaties die onder de werking van de Wft, de Wwft en de Sanctiewet vallen. Het betreft hier bijvoorbeeld banken, verzekeraars, betaalinstellingen, assurantiemakelaars, volmachtkantoren, onroerend goed makelaars en taxateurs, accountants, administratiekantoren, belastingadviseurs, advocatenkantoren, notarissen, trustkantoren, casino’s, geldwisselkantoren, wisselaars van cryptocurrencies of aanbieders van wallets met cryptocurrencies, alsmede financieel adviseurs die een specifiek product aanbevelen en handelaren van goederen met een hoge waarde.
Een assurantiemakelaar, taxateur of onroerend goed makelaar met 3 medewerkers zal dus iemand moeten aanwijzen, die onpartijdig is, om de interne klokkenluiderprocedure te coördineren. Het is de vraag hoe zinvol dit is, maar het is even niet anders.
Waar belegt u de rol van coördinator?
Grote organisaties kunnen de rol van coördinator beleggen bij (liefst) de Chief Ethics & Compliance Officer of anders bij het hoofd Interne Audit, aangezien zij doorgaans voldoende onafhankelijk zijn. Dit is dan vastgelegd in het Compliance Statuut of het Audit Statuut. De HR-afdeling en Juridische Zaken opereren meestal niet onafhankelijk van het management en daarom wordt het afgeraden om de rol daar te beleggen. Voor kleinere organisaties is het heel lastig om iemand aan te wijzen die onpartijdig is en niet tegen tegenstrijdige belangen aan kan lopen. Zij kunnen een beroep doen op de diensten van De Integriteitscoördinator.
Wij werken daarnaast graag samen met brancheorganisaties om een kosten-efficiënte oplossing voor de leden van de vereniging te ontwikkelen.
Wat moet u dus doen?
Organisaties met meer dan 50 medewerkers moeten een onpartijdige coördinator van de meldregeling aanstellen
In bepaalde sectoren moet dit ook als u minder dan 50 medewerkers hebt
Het is verstandig om na te gaan of uw huidige meldregeling aan de nieuwe eisen voldoet, zoals hierboven beschreven
