Begin april is het consultatiedocument voor het anoniem melden gepubliceerd. Reageren kan nog steeds. Uiteraard heeft De Integriteitscoördinator deelgenomen aan de consultatie.
Op 2 april 2024 publiceerde het Ministerie van Binnenlandse Zaken de concept-Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB) ‘Anoniem melden bij de werkgever van vermoedens van misstanden’, alsmede een nota van toelichting. De termijn om te reageren is inmiddels drie keer verlengd en staat nu op eind augustus. Uiteraard hebben wij gereageerd op de consultatie.
De Integriteitscoördinator is een groot voorstander van het aanbieden van anonieme meldkanalen. De belangrijkste reden om niet te melden is vaak angst voor vergelding. Maar als een werkgever niet weet wie er heeft gemeld, dan kan ze ook geen maatregelen nemen tegen deze persoon. Het aanbieden van de mogelijkheid om anoniem te melden verlaagt dan ook de drempel om te melden. Uit de literatuur en uit onze eigen ervaring weten we dat een substantieel aantal meldingen door anonieme melders wordt ingediend. Waarschijnlijk zou een groot aantal van deze meldingen niet ingediend worden als er geen anonieme meldkanalen worden aangeboden. En dan wordt de kans kleiner dat mogelijke misstanden in een vroeg stadium ontdekt en geadresseerd kunnen worden.
Tegelijkertijd is het ook onze ervaring dat anonieme meldingen moeilijker te onderzoeken zijn. Zeker als er na de melding geen communicatie meer plaatsvindt tussen de melder en de behandelaar van de melding. Het helpt dan ook enorm als er een mogelijkheid is om een gesprek te voeren met anonieme melders, zodat er om aanvullende informatie of verduidelijking gevraagd kan worden. Maar ook om aan te geven dat de onderzoeksmogelijkheden beperkter zijn als er geen hoor en wederhoor kan plaatsvinden. Overigens is het onze ervaring dat sommige anonieme melders tijdens het meld- en onderzoeksproces zoveel vertrouwen krijgen in de procedure, dat ze alsnog besluiten om hun identiteit te onthullen.
Communicatie met de anonieme melder is dus cruciaal voor een correcte en volledige opvolging van de melding. Het belang van regelmatig communiceren blijkt bijvoorbeeld ook uit dit rapport van de Universiteit Utrecht. Volgens de Wet bescherming klokkenluiders dient de melder sowieso een ontvangstbevestiging en feedback te krijgen met betrekking tot diens melding. Dat kan het gemakkelijkst via gespecialiseerde software.
NRC publiceerde in mei 2024 een opinie-artikel over anoniem melden. Volgens de auteur leiden anonieme meldingen over ongewenst gedrag vaak tot een paniekreactie van het management. Wij zijn van mening dat dit helemaal niet nodig. Cruciaal hierbij is de rol van de onafhankelijke persoon, die meldingen ontvangt en opvolgt. Deze dient het management te begeleiden in dergelijke kwesties, de kwestie zorgvuldig en vertrouwelijk te (laten) onderzoeken en de verwachtingen van de melder te managen. Dat er zo weinig mogelijk ruchtbaarheid wordt gegeven aan de melding is ook in het belang van de beschuldigde(n), die natuurlijk ook rechten hebben. Als de melding niet bewezen kan worden, dan ondervinden deze personen daar zo min mogelijk schade van.
Bovendien dienen volgens de EU-richtlijn de meldkanalen sowieso dusdanig beveiligd te zijn dat zij de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en van eventuele in de melding genoemde derden beschermen. Niet-gemachtigde personeelsleden mogen geen toegang hebben tot deze gegevens. Deze bepaling is helaas niet overgenomen in de Wet bescherming klokkenluiders, maar geldt natuurlijk wel.
Als meldingen op digitale wijze ingediend worden via de website van de organisatie, is via het IP-adres vaak wel te achterhalen wie de melding heeft ingediend. Als de melding wordt ingediend via een, al dan niet speciaal daarvoor aangemaakt, anoniem email adres dan is dit doorgaans ook wel te achterhalen. Al was het maar door de aanbieder van de email adressen. Bovendien kan de IT-manager van de organisatie zich dan vaak nog wel toegang verschaffen tot de melding, al dan niet op instructie van een hogere leidinggevende. Een belangrijk bijkomend voordeel van het werken met gespecialiseerde software is nog, dat de organisatie dan meteen beschikt over een goed beveiligd centraal register van alle meldingen, wat ook een wettelijke eis is. Dit helpt dan ook nog eens bij de verplichte periodieke rapportage.
Volgens De Integriteitscoördinator is de enige mogelijkheid om anoniem analoog te melden in de praktijk mondeling via een onafhankelijke interne Ethics & Compliance Officer/Integriteitsmanager of via een (externe) persoon. De onafhankelijkheid van deze interne Ethics & Compliance Officer/Integriteitsmanager dient dan wel goed gewaarborgd te worden. Bijvoorbeeld door middel van een onafhankelijkheidsstatuut en een meervoudige rapportagelijn. Dit moet meer zijn dan een papieren exercitie; het moet geloofwaardig zijn naar de medewerkers toe. Om de onafhankelijkheid verder te waarborgen, zou deze persoon bij voorkeur geen andere functie binnen de organisatie moeten bekleden. Voor kleinere organisaties is dit vaak geen haalbare optie. Zij kunnen deze rol het beste uitbesteden aan een externe functionaris. Daarnaast zouden anonieme meldingen ook nog ingediend kunnen worden via een externe vertrouwenspersoon of een externe advocaat, die de melding dan doorgeeft aan het meldpunt.
Op zich zou een Functionaris Gegevensbescherming of een Interne Auditor ook een dergelijke rol kunnen spelen. Echter, de Functionaris Gegevensbescherming gaat dan zelf – soms gevoelige – persoonsgegevens verwerken en dat past niet goed binnen diens rol als interne toezichthouder op de verwerking van persoonsgegevens. En de Interne Auditor zou de klokkenluiderprocedure niet goed meer kunnen auditen, als deze daar actief bij betrokken is. Daarom zien deze functies vaak af van deze rol.
Een advocaat in dienstbetrekking zou deze rol ook kunnen vervullen. Maar wordt deze wel vertrouwd door de medewerkers, als een medewerker in een rechtszaak tegenover deze advocaat kan komen te staan? Een betere optie, die wij in onze praktijk ook wel tegenkomen, is de onafhankelijke Kwaliteitsmanager in een productieomgeving, die de autoriteit heeft om de processen stil te leggen als het product niet aan de eisen voldoet. Kwaliteitsmanagers zijn vaak ook bekend met klachtenprocedures, wat raakvlakken heeft met de behandeling van meldingen van klokkenluiders.
Zoals aangegeven in de AMvB, zou de onafhankelijke interne of externe functionaris zich wel op voldoende wijze moeten hebben geschoold om de taak op een correcte wijze uit te kunnen voeren. Daar zijn wij het mee eens. Deze persoon vervult een cruciale rol en dient daarbij over de nodige kennis van de Wet bescherming klokkenluiders en overige relevante wetgeving te beschikken. De complexiteit van deze functie wordt nog wel eens onderschat. Zie ook dit artikel in het Journal of Business Ethics van Smaili, Vandekerckhove en Arroyo Pardo, waarin het belang van de onafhankelijkheid van de rol wordt onderstreept, een pleidooi wordt gehouden voor versterking van deze functie en aangegeven wordt dat de complexiteit van de functie vaak wordt onderschat.
Het Huis heeft aangegeven dat het gebruik van de open normen met betrekking tot de eisen aan de functionarissen kan leiden tot een anonieme meldprocedure die met onvoldoende waarborgen omkleedt is. Ook wij zijn van mening dat dit een probleem kan zijn voor kleinere organisaties waarbij de functie intern belegd wordt. In een kleine organisatie waar zelden meldingen plaatsvinden, kan immers moeilijk voldaan worden aan de vereiste dat de functionaris ‘voldoende ervaren’ is. Dit gebrek aan ervaring kan leiden tot een risico voor zowel de positie van de melder als voor de positie van de functionaris. Ook dit pleit dan vóór uitbesteding van deze rol.
Gelet op het maatschappelijk belang van dit onderwerp, de impact die de meldingen en de onderwerpen van de meldingen (kunnen) hebben op de levens van de betrokkenen maar ook op het goed functioneren of zelfs voortbestaan van de werkgever, dient er vanuit ons oogpunt meer houvast gegeven te worden met betrekking tot de invulling van de rol van de functionaris.
Om de anonimiteit bij analoge meldingen écht te waarborgen, zou deze functionaris bovendien een verschoningsrecht moeten krijgen in juridische procedures. Ons inziens zou dat overigens ook moeten gelden voor de functionaris(sen) die meldingen ontvangen en opvolgen en voor de vertrouwenspersonen, om de vertrouwelijkheid van die meldingen en het advies echt te waarborgen.
Wij zijn wel verheugd met de passage in de concept-AMvB die aangeeft dat voor het anonieme melden tenminste één functionaris wordt aangesteld die niet tevens werkzaam is in een leidinggevende functie, dan wel een functie die primair betrokken is bij het werven, aannemen en ontslaan van medewerkers binnen de organisatie van de werkgever. Daaruit blijkt dat het niet de bedoeling is dat de directie en de P&O-afdeling deze rol (als enige) mogen vervullen.
Wij zien graag dat er een duidelijk kader geschetst wordt voor de organisaties, waarin de eisen aan maar ook de waarborgen voor deze functionarissen zijn opgenomen. Deze functionarissen moeten voor de activiteiten die zij uitvoeren binnen deze functie namelijk vrijuit kunnen spreken en niet onder druk gezet (kunnen) worden ten aanzien van hun eigen positie.
In aanvulling hierop moet de functionaris ook voldoende kennis op kunnen doen. Hiervoor dienen geaccrediteerde opleidingen ontwikkeld te worden, waarin (toekomstige) functionarissen op uniforme wijze getraind kunnen worden en er een kennisstandaard, en daarmee waarborgen voor de melders, kunnen worden aangebracht.
Tot slot pleiten wij voor invoering van een generiek keurmerk voor meldsoftware.
Overigens is door de recente groei van deze sector, het aanbod aanzienlijk goedkoper geworden, waardoor het lasten verhogende effect wel meevalt. Dit kan nog verder gereduceerd worden als branche- en koepelorganisaties gezamenlijke faciliteiten aan zouden bieden aan kleine organisaties. De Integriteitscoördinator is momenteel zo’n gezamenlijke faciliteit aan het opzetten met een branche-vereniging; binnenkort meer hierover.
Het is ons een raadsel waarom de termijn voor de consultatie van de AMvB tot drie maal toe is uitgesteld. Wellicht omdat er niet zo veel reacties waren? Moet er niet wat meer aan de bekendheid worden gedaan? Deze consultatieperiode duurt zelfs een stuk langer dan de consultatie van de hele Wet bescherming klokkenluiders, die slechts een paar weken open stond, midden in de zomervakantie.
Wat ons betreft worden werkgevers zo spoedig mogelijk verplicht om anonieme meldkanalen in te richten. De voorlopers hebben die al jarenlang. Het is al anderhalf jaar bekend dat dit eraan zit te komen. Eind 2024 lijkt ons daarom een goed tijdstip, dan hebben werkgevers nog een paar maanden de gelegenheid om e.e.a. in te richten.
De Integriteitscoördinator BV is een externe, onafhankelijke coördinator van klokkenluiderprocedures. Als u belangstelling heeft voor onze dienstverlening, dan kunt u contact met ons opnemen.
Meer weten over de relevante wetgeving? Volg dan onze cursus Wet bescherming klokkenluiders in de praktijk. Wij bieden de cursus ook in-house en in het Engels aan.
Op de hoogte blijven van alle ontwikkelingen? Neem dan een abonnement op onze nieuwsbrief.
