Ondernemingsraden hebben mede als taak om een veilige werkcultuur te bevorderen. Ze hebben ook de nodige rechten op dit gebied. Deze rol kan beter worden ingevuld. Bijvoorbeeld bij de opvolging van medewerkerstevredenheidsonderzoeken en bij de opzet en monitoring van de klokkenluiderregeling.
Eerder dit jaar publiceerden Tessa Augustijn van De Gedragscode Expert en Jonathan Zeijl van Gewoon Jonathan een onderzoek rond het thema ongewenst gedrag en de ondernemingsraad (OR). Zij onderscheiden twee soorten ongewenst gedrag. Enerzijds zijn dat ongewenste omgangvormen, zoals pesten, agressie, geweld, discriminatie en (seksuele) intimidatie. Anderzijds kan het ook gaan om integriteitsschendingen, zoals fraude, corruptie, belangenverstrengeling en dergelijke. De OR heeft als inspraakorgaan namens de werknemers een eigen taak en rol met betrekking tot het bewaken van een veilige werkcultuur. Veel ondernemingsraden lijken echter al snel tevreden als er een gedragscode, vertrouwenspersoon en een meldprocedure is. Maar is dat voldoende?
Medewerkerstevredenheidsonderzoek
De auteurs geven aan dat de OR via een medewerkerstevredenheidsonderzoek goed inzicht kan krijgen in wat er écht speelt in de organisatie. Zo’n onderzoek wordt in veel organisaties uitgevoerd en vaak wordt de OR daarover geïnformeerd of zelfs betrokken bij de vraagstelling. Toch zijn de vragen over sociale veiligheid niet altijd specifiek genoeg. En het schort nog wel eens aan de opvolging van de uitkomsten. Vaak worden die niet op een eenduidige manier verspreid of is niet duidelijk wie welke punten gaat opvolgen. Ondernemingsraden kunnen er op staan dat er iets gedaan wordt met de uitslag van het onderzoek en dat hierover een goed gesprek wordt gevoerd. Er ontstaat dan een cultuur waarin er aandacht is voor sociale veiligheid en het voeren van het goede gesprek.
Gedragscode
De meeste organisaties hebben wel een gedragscode. Opmerkelijk is dat de OR zich daar in de meeste gevallen niet mee bemoeit. Waarom dat zo is, is niet helemaal duidelijk. In de discussie met de OR kan juist een goed draagvlak ontstaan voor de code.
Vertrouwenspersoon
In ongeveer de helft van de onderzochte gevallen is de OR betrokken geweest bij de aanstelling van de vertrouwenspersoon en is er ook periodiek overleg tussen de vertrouwenspersoon en de OR. Een punt van aandacht daarbij is wel dat de OR erop let dat vertrouwenspersonen voldoende zijn opgeleid en voldoende zichtbaar zijn. Idealiter is er zowel een interne vertrouwenspersoon, die dicht bij de mensen staat en de situatie goed kent, als een externe vertrouwenspersoon, die juist wat meer op afstand staat. Managers of HR-medewerkers aanstellen als vertrouwenspersoon is geen goed idee, omdat zij gemakkelijk de indruk kunnen wekken dat ze het belang van de organisatie voorop zetten en niet het belang van de medewerkers.
Integriteitscoördinator
Tot slot hebben de auteurs navraag gedaan naar de aanwezigheid van een integriteitscoördinator. Het grootste deel van de geïnterviewden wist echter niet wat deze functie inhield. Naast een goede meldprocedure moeten veel organisaties binnenkort iemand aanstellen die onafhankelijk is, die meldingen van klokkenluiders ontvangt en iemand die deze meldingen opvolgt. Dat kan ook dezelfde persoon of afdeling zijn. De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht met betrekking tot de meldprocedure, en daarmee indirect ook op de aanstelling van de integriteitscoördinator.
Het verschijnsel van de integriteitscoördinator is bij veel overheidsinstanties al wel bekend. In de private sector wordt deze rol vaak vervuld door een ethics & compliance officer. Het is dan wel zaak dat deze voldoende onafhankelijk is. Dit is iets om scherp op te zijn als ondernemingsraad.
Onze invalshoek
Wij van De Integriteitscoördinator herkennen de conclusies van Augustijn en Zeijl. En we voegen er graag nog iets aan toe. Als het lastig is om intern een onafhankelijke en deskundige integriteitscoördinator aan te wijzen, dan kan er ook een externe integriteitscoördinator aangesteld worden. Verder dienen ondernemingsraden jaarlijks een verslag te ontvangen van de ondernemer over de klokkenluiderregeling. Ook dit verslag kan aanleiding zijn om eens een goed gesprek te voeren over de klokkenluiderprocedure, de sociale veiligheid en de cultuur in de onderneming. Toch is het onze ervaring dat veel ondernemingsraden dit verslag niet ontvangen en ook niet opvragen. Een gemiste kans. Wij roepen daarom ondernemingsraden op om hier een actieve houding aan te nemen.
Het volledige onderzoek is op te vragen bij Tessa Augustijn (post@gedragscode-expert.nl) en bij Jonathan Zeijl (jonathan@gewoonjonathan.nl). En als je nog eens verder wilt praten over de integriteitscoördinator, neem dan contact met ons op.
