De Week van de Integriteit van 2024 vond plaats van 9 tot en met 13 december. Dit is een jaarlijks terugkerende week waarin integriteit centraal staat, met dit jaar een focus op duurzaamheid. De organisator van de week, ICC Nederland, startte voor deze editie een samenwerking met Transparency International Nederland. Zie ook hier.
Ook de Integriteitscoördinator had zich dit jaar aangesloten als partner bij De Week van de Integriteit. In het kader van het thema van de week organiseerden we een Engelstalig evenement op ons kantoor in Rotterdam, getiteld: “The Grievance Mechanism and The Whistleblower Procedure: Differences and Similarities”. Een ieder was uitgenodigd om het ‘grievance mechanism’ uit de Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD) te bespreken.
De CSDDD is een EU-richtlijn die grote bedrijven verplicht om negatieve gevolgen op de mensenrechten en het milieu in hun eigen activiteiten, en hun waardeketen te identificeren, en hierop actie te ondernemen.
Tijdens het evenement werden de belangrijkste onderdelen van de CSDDD benoemd, waarna er dieper werd gekeken naar het zogenaamde “grievance mechanism”, een van de verplichtingen binnen deze wetgeving, waarbij grote bedrijven een meld- en klachtenprocedure moeten openstellen voor hun hele leveranciersketen. Ook hebben we de verschillen en de overeenkomsten met de Wet bescherming klokkenluiders besproken.
Uiteindelijk moeten alle bedrijven met meer dan 1.000 medewerkers en meer dan 450 miljoen euro omzet zo’n ‘grievance’ procedure opzetten. Bedrijven van buiten de EU, die meer dan 450 miljoen euro omzet hebben in de EU, dienen hier ook aan te voldoen. Op zich zijn dat niet zo heel veel bedrijven, maar er werken wel veel mensen. En er bestaat een kans dat deze bedrijven hun leveranciers zullen vragen iets vergelijkbaars in te richten.
Elke lidstaat van de EU moet een instantie aanwijzen die hier toezicht op gaat houden. In Nederland wordt dat hoogstwaarschijnlijk de ACM. Er kunnen boetes worden uitgedeeld tot 5% van de wereldwijde omzet van het bedrijf. Bedrijven kunnen daarnaast ook aansprakelijk worden gesteld als zij bewust de mensenrechten of milieuwetgeving overtreden of als ze het niet lukt om de negatieve effecten in hun eigen activiteiten en hun leveranciersketen te voorkomen, te stoppen en/of te herstellen.
Zowel natuurlijke personen als organisaties, zoals vakbonden of andere maatschappelijke organisaties, moeten de mogelijkheid krijgen om een melding of een klacht in te dienen over potentiële of daadwerkelijke negatieve gevolgen voor de mensenrechten en het milieu. Het kan daarbij gaan om de eigen activiteiten van het bedrijf, maar ook om alles wat zich in hun waardeketen afspeelt. De melders moeten dan wel een redelijk vermoeden hebben van de negatieve impact van deze activiteiten. Zij hebben het recht om dit te bespreken met een vertegenwoordiger van het bedrijf. Bedrijven zijn verplicht om deze meldingen en klachten op te volgen, aan te geven hoe ze dat gaan doen en of ze de melding of klacht al dan niet terecht vinden.
De procedure moet publiekelijk beschikbaar, voorspelbaar, transparant en eerlijk zijn. De vakbonden of andere vormen van werknemersvertegenwoordiging moeten geïnformeerd worden over de procedure. De ontvanger van de melding moet de identiteit van de melder vertrouwelijk houden, om benadeling van de melder te voorkomen. Onder bepaalde voorwaarden mogen bedrijven ook gezamenlijk optrekken en middelen en informatie delen.
Hier zien we natuurlijk wat overeenkomsten met de klokkenluiderprocedure. Ook daar moet de procedure gecommuniceerd worden naar de medewerkers en de identiteit van de melder vertrouwelijk worden gehouden om benadeling te voorkomen. Er mogen meldingen gedaan worden van inbreuken op wet- en regelgeving, waaronder mensenrechten- en milieuwetgeving, in een werk-gerelateerde context, door medewerkers maar ook door leveranciers. De klokkenluiderprocedure hoeft niet publiekelijk beschikbaar gesteld te worden maar dat mag wel; het is op zich wel een ‘good practice’. Tegelijkertijd zijn er echter ook grote verschillen tussen de twee verschillende meld/klachtenprocedures.
Nadat we de belangrijkste overeenkomsten en verschillen op een rijtje hadden gezet, was er de mogelijkheid om vragen te stellen en deel te nemen aan een interactieve discussie.
Zo is het de vraag wie er achter het meldloket gaat zitten. Wordt dat de ethics & compliance officer? Of is het logischer dat iemand van de inkoop/supply chain management de meldingen gaat behandelen? De conclusie was dat dit per bedrijf kan verschillen.
Wel waren we het er over eens dat het handig is om één loket te hebben voor allerlei soorten meldingen, of dit nu klokkenluidermeldingen zijn, klachten over mensenrechten/milieuschendingen in de leveranciersketen of meldingen over ongewenst gedrag. Anders bestaat het gevaar dat melders het juiste loket niet kunnen vinden. Wat moet waar gemeld worden? Sommige soorten meldingen kunnen bij meerdere loketten gemeld worden. Dan is het beter om gewoon een meldloket aan te bieden. Achter het meldloket kunnen de meldingen dan wel verdeeld worden naar de juiste behandelaar.
Het was duidelijk dat een en ander nog niet helemaal uitgekristalliseerd is. Al was het maar omdat de consultatie van de Nederlandse wetgeving ter implementatie van de CSDDD nog maar net is gestart. Wij kijken in ieder geval terug op een mooie sessie, waarbij ethiek, eerlijk zakendoen en duurzaamheid centraal stonden, en kijken uit naar een veelbelovende volgende editie in 2025. Volg ons op LinkedIn of neem een abonnement op de nieuwsbrief om op de hoogte te blijven.
