Nadat er een toenemend aantal verhalen in de media waren verschenen over grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer, stelde de Nederlandse regering Mariëtte Hamer aan als regeringscommissaris seksueel grensoverschrijdend gedrag.
In het voorjaar van 2023 publiceerde zij, samen met het team dat ze om zich heen had verzameld, een eerste prototype van de handreiking ‘Hoe om te gaan met meldingen van seksueel grensoverschrijdend gedrag’. Vervolgens is met diverse partijen het gesprek aangegaan en is er feedback gevraagd en ontvangen. Ook De Integriteitscoördinator heeft hieraan deelgenomen, evenals het Huis voor klokkenluiders en vele anderen. In de eerste versie werd namelijk amper een relatie gelegd met de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk). Echter, als er melding wordt gemaakt van seksueel grensoverschrijdend gedrag, waardoor meerdere personen geraakt worden en er bovendien sprake is van een patroon, dan is ook de Wbk van toepassing.
Hamer en haar team hebben de kritiek goed opgepakt. In maart 2024 werd de handreiking ‘Cultuurverandering op de werkvloer – Over preventie en de aanpak van seksueel grensoverschrijdend gedrag’ gepubliceerd, met uitstekende tips voor het opzetten van een meldstructuur. Voor de personen die meldingen ontvangen en opvolgen is de handreiking zeer relevant.
Zo memoreert het rapport dat veel partijen na meldingen een extern onderzoek instellen. Op zich is dat niet zo vreemd. Als melders iets beweren, dan dient dit door onafhankelijke personen onderzocht te worden of de beweringen juist zijn. En de meest voor de hand liggende manier om de onafhankelijkheid van het onderzoek te waarborgen, is door een extern onderzoeksbureau in te huren. Echter, in de praktijk bleken sommige onderzoeken de gevolgen van het gedrag juist heviger te maken, zowel voor de slachtoffers als de beschuldigden, bijvoorbeeld als in bredere kring bekend wordt dat er onderzoek wordt gedaan. Vaak is er onduidelijkheid over privacy, gespreksverslagen, inzagerechten en dergelijke. Daardoor dragen onderzoeken niet altijd bij aan de oplossing en het herstel.
Het rapport van Hamer raadt organisaties aan om zich goed voor te bereiden op mogelijke meldingen en om een menselijk en behapbaar meldproces te organiseren. Extern onderzoek is een mogelijke, maar niet altijd best denkbare interventie. Er is sensitiviteit nodig voor signalen en meldingen en de verschillende manieren om hiermee om te gaan. Ook De Integriteitscoördinator gaat er van uit dat persoonsgericht onderzoek niet altijd de beste vervolgstap is na een melding van ongewenst gedrag.
De handreiking gaat ook in op de preventie van seksueel grensoverschrijdend gedrag en de cultuurverandering die daarvoor nodig is. Daarbij wordt aangegeven dat de conclusies ook gemakkelijk breder te trekken zijn naar andere vormen van ongewenst gedrag. Dit maakt het rapport zeer interessant en lezenswaardig.
Het rapport noemt drie pilaren van cultuurverandering, namelijk de omgangscultuur, de organisatiestructuur en het ondersteunend systeem. Hoewel alle drie de pilaren van essentieel belang zijn, lichten we hier vooral uit wat er geadviseerd wordt op het gebied van de meldstructuur. Waarbij het rapport onderstreept dat het geen handleiding is maar een handreiking; uiteindelijk is de juiste strategie altijd maatwerk.
In het hoofdstuk over de organisatiestructuur wordt aangegeven dat bij meldingen zo veel mogelijk iemand betrokken moet zijn die onafhankelijk over de melding kan beslissen, ongeacht wie de beschuldigde is. Als het mogelijk gaat om een misstand, dan is het zelfs verplicht om vast te leggen welke onafhankelijke personen opvolging kunnen geven aan de melding. De melding dient natuurlijk ook zorgvuldig behandeld te worden.
Vertrouwenspersonen hebben een belangrijke rol doordat zij steun en informatie kunnen aanbieden. Een vertrouwenspersoon komt echter niet uit zichzelf in actie. Het is belangrijk dat de vertrouwenspersoon de melder informeert over wat de rol en de verantwoordelijkheden zijn van de vertrouwenspersoon, en welke vervolgstappen de melder kan nemen. Bijvoorbeeld om in gesprek te gaan met een leidinggevende of om een melding of een formele klacht in te dienen.
Het rapport geeft aan dat vertrouwenspersonen niet als meldpunt dienen te fungeren, omdat zij vertrouwelijk en onafhankelijk hun werk moeten kunnen doen, voor alle medewerkers, ook in de toekomst.
Meldingen dienen binnen te komen bij het meldpunt. Daarbij dient er een meldprotocol vastgesteld te worden, met daarin heldere processen over hoe je als organisatie omgaat met meldingen. Hamer adviseert om één meldpunt op centraal niveau in de organisatie open te stellen voor meldingen over alle vormen van grensoverschrijdend gedrag en indien mogelijk ook andere soorten meldingen, zoals integriteitsschendingen. Zorg bovendien voor laagdrempelige mogelijkheden om een melding te doen. Beleg het meldpunt bij een onafhankelijke persoon of afdeling, zoals een integriteitsfunctionaris of een compliance officer. Dit verkleint het risico dat er onzorgvuldig met een melding wordt omgegaan en is ook van belang om het meldpunt in lijn te brengen met de Wbk.
In het kader van de Wbk is het verplicht om de identiteit van de melder geheim te houden voor alle betrokkenen, dus ook voor eventuele andere melders en de beschuldigde. Verder moet er een centraal register van de meldingen worden bijgehouden. Zo kan ook geleerd worden over welke soort kwesties zich aandienen en hoe ze voorkomen kunnen worden. Daartoe kan deze informatie (geanonimiseerd) gedeeld worden met leidinggevenden.
De handreiking heeft het verder over een beslistafel, die gekoppeld is aan het meldpunt. De beslistafel gaat over de beoordeling van de melding en eventuele opvolging. Deze bestaat uit één of meerdere interne beslissers, waar mogelijk aangevuld door deskundigen en/of onafhankelijke personen. Naast de beslisser kun je dan denken aan een procesbewaker (zoals een compliance officer of integriteitsmanager) en deskundige ondersteuning. De vertrouwenspersoon kan deze rollen niet vervullen. De deelnemers aan de beslistafel dienen niet direct of indirect betrokkenen te zijn bij de melding. In kleine organisaties is dit natuurlijk lastig. In dat geval kan een organisatie ervoor kiezen om externe deskundigen in te schakelen, zoals De Integriteitscoördinator.
In het rapport staan verder nog tips voor het voeren van gesprekken, het omgaan met anonieme meldingen. Ook wordt ingegaan op het verschil tussen een melding en een klacht over ongewenst gedrag.
Wil je meer weten over hoe je dit aanpakt in jouw organisatie? Neem dan contact met ons op. Of volg onze cursus Wet bescherming klokkenluiders in de praktijk.
