Voor organisaties in de private sector duurt het nog even voordat de Wet bescherming klokkenluiders effectief wordt. Er is echter een aantal zaken waar u al over na kunt denken en het gesprek aangaan met het management en de ondernemingsraad. Immers, zij dienen beiden akkoord te gaan met de meldregeling. En als u geen ondernemingsraad hebt, dan dient meer dan de helft van de medewerkers in te stemmen met de regeling zoals voorgeschreven in de herziene versie van de Wet bescherming klokkenluiders.

Heeft uw organisatie meerdere juridische entiteiten? Hoeveel werknemers werken er bij elke entiteit? En hoe wilt u dan de meldregeling(en) inrichten? De Europese Commissie heeft aangegeven dat het de bedoeling is dat er per juridische entiteit een separate meldregeling wordt ingericht. Entiteiten tussen de 50 en 250 medewerkers mogen binnen dezelfde groep een gezamenlijk meldpunt opzetten. Naast de lokale regeling mag u ook een wereldwijde of regionale meldprocedure aanbieden. Ingewikkeld? Valt wel mee. Neem gerust contact met ons op als u er even niet uitkomt.

Heeft u een separate meldregeling voor ongewenst gedrag? Of voor medewerkers die een vermoeden van fraude hebben? Dit soort meldingen zijn goed te combineren in één meldregeling. Een medewerker die in paniek is hoeft dan niet meer na te denken waar iets gemeld moet worden. Achter het meldloket kunnen de verschillende soorten meldingen beoordeeld en uitgesplitst worden, waarna verschillende personen of afdelingen de meldingen gaan uitzoeken. Het is onze ervaring dat een ongeluk zelden alleen komt: een fraude-zaak blijkt opeens ook elementen van corruptie in zich te dragen en vervolgens is er soms ook nog sprake van intimiderend gedrag. Veel organisaties stellen de meldregeling ook open voor medewerkers die vragen hebben over de gedragscode of ander beleid en procedures op het gebied van compliance en integriteit. Vanuit het oogpunt van de organisatie is het goed om hier een overzicht van te hebben en te weten wat er speelt.

Een enkele keer zien wij dat de meldregeling ook wordt gebruikt om IT-incidenten te melden. Of voor klachten van klanten over een product of de dienstverlening. Dit soort zaken houden wij liever buiten de meldregeling. En mocht u het toch willen combineren, dan zouden wij dit soort meldingen buiten de statistieken van de meldregeling houden, zoals die jaarlijks gerapporteerd moeten worden aan de ondernemingsraad.

Aanvullend op het vorige punt is het ook goed om na te denken over de reikwijdte van de meldregeling. De wet beschermt melders van (vermoedens van) maatschappelijke misstanden en inbreuken op de EU-wetgeving. Ook als er gevaar dreigt van een misstand of inbreuk, kan dat gemeld worden. Maar wellicht wilt u als organisatie een bredere bescherming bieden aan melders? En ontvangt u ook graag meldingen over elke (vermoedelijke) inbreuk op toepasselijke wetgeving en overtredingen van de gedragscode of ander beleid en procedures? Om een goede speak-up cultuur te stimuleren adviseren wij organisaties om iedereen uit te nodigen elke mogelijke overtreding van de gedragscode of toepasselijke wet te melden en elke melding serieus te onderzoeken.

Volgens de Wet bescherming klokkenluiders hoeft de interne meldprocedure alleen aan de medewerkers aangeboden te worden. Echter, ook (medewerkers van) leveranciers, aandeelhouders, ex-medewerkers en dergelijke worden beschermd onder de wet als zij melding maken van een maatschappelijke misstand of overtreding van EU-wetgeving. Als organisatie zou je graag de kans krijgen om meldingen als eerste te ontvangen, zodat je het mogelijke probleem zo snel mogelijk kunt adresseren. Daarom zien wij het als een ‘good practice’ om de meldregeling aan iedereen ter beschikking te stellen, bijvoorbeeld via de externe website.

Veel organisaties werken al met vertrouwenspersonen. In de nieuwe Wet bescherming klokkenluiders staat aangegeven dat melders de mogelijkheid moeten hebben om in vertrouwen een adviseur te raadplegen. Daarnaast moet er echter ook een onafhankelijke persoon of afdeling aangewezen worden die de melding ontvang en/of opvolgt. Wie is er binnen uw organisatie voldoende kundig en onafhankelijk om hier vorm aan te geven? En hoe wordt de onafhankelijkheid van deze persoon of personen gewaarborgd? Of werkt u liever met een extern meldpunt/opvolgingsfunctionaris, zoals De Integriteitscoördinator?

In de praktijk zien wij nog wel eens dat vertrouwenspersonen ook functioneren als meldpunt en soms zelfs als opvolgingsfunctionaris. Dat vinden wij geen goed idee; het lijkt ons beter om persoonlijk advies en onafhankelijk onderzoek te scheiden.

Eén van de belangrijkste redenen die mensen ervan weerhoudt om een (interne) melding te maken, is de angst voor represailles. De nieuwe Wet bescherming klokkenluiders zal die angst hopelijk verkleinen maar wellicht niet geheel wegnemen. Daarom adviseren wij organisaties om anoniem melden mogelijk te maken. Immers, als de identiteit van de melder onbekend is, dan kunnen er maar moeilijk maatregelen tegen die persoon genomen worden.

Anonieme meldingen zijn vaak wel moeilijker te onderzoeken, omdat het lastig is om de kwestie te bespreken met de melder, als de identiteit van de melder onbekend is. Dit kan echter deels opgelost worden door gebruik te maken van een meldplatform.

De volgende vraag is dan: hoe kunt u waarborgen dat de identiteit van de melder vertrouwelijk, dan wel anoniem blijft? Bij een telefonische meldlijn herkent u wellicht de stem van de melder. En als er een formulier op uw website wordt ingevuld, valt doorgaans wel het IP-adres van de melder te achterhalen. En misschien kan uw IT-afdeling wel toegang krijgen tot het (eveneens verplichte) meldingenregister? Hoewel het niet onmogelijk is om dit te voorkomen, is het vaak toch gemakkelijker om gebruik te maken van een meldplatform van een onafhankelijke derde. Het helpt ook bij het creëren van vertrouwen in de meldprocedure. Wij kunnen u helpen bij de selectie van zo’n platform.

U ziet, genoeg om alvast over na te denken en te beginnen met het (her)schrijven van de meldregeling. En benader ons gerust voor advies hierbij.