Een vertrouwenspersoon kan nooit het meldpunt zijn!
De integriteitscoördinator
Eind dit jaar gaat de nieuwe EU-richtlijn voor de bescherming van klokkenluiders in. Veel organisaties hebben dus nog maar enkele maanden de tijd om zich hierop voor te bereiden. Zie ook onze eerdere blogs hier en hier.
Eén van de belangrijkste nieuwe onderdelen van de richtlijn is dat organisaties met meer dan 50 medewerkers een capabele, onpartijdige coördinator moeten aanstellen om hun klokkenluiderprocedure op vertrouwelijke wijze te coördineren.
In een beperkt aantal sectoren, zoals de financiële sector en de bedrijven die onder de werking van de antiwitwaswetgeving en de sanctiewet vallen, moeten alle organisaties hieraan voldoen, ook als ze minder dan 50 medewerkers hebben.
Bovengenoemde coördinator zal de communicatie met de klokkenluider verzorgen, samen met het management de vervolgstappen bepalen en kan, indien nodig, het onderzoek naar de melding coördineren.
Onpartijdigheid
Waarom is het belangrijk dat de coördinator onpartijdig is? Welnu, een onpartijdige coördinator is beter in staat om op een neutrale manier met de klokkenluider te communiceren. Ook bevordert het de kwaliteit van het onderzoek en de behandeling van de melding als er geen sprake is van tegenstrijdige belangen of mogelijke vooringenomenheid. Het doel van het onderzoek is namelijk om de waarheid te achterhalen.
In Nederland hebben veel organisaties vertrouwenspersonen aangesteld. Het kan dan om interne vertrouwenspersonen gaan, externe vertrouwenspersonen of een combinatie. In onze praktijk zien we regelmatig dat de vertrouwenspersoon ook de klokkenluiderregeling coördineert. Dat lijkt ons niet verstandig.
De vertrouwenspersoon adviseert en begeleidt medewerkers die overwegen om een melding in te dienen. En ook in het verdere traject na het indienen van de melding kan de vertrouwenspersoon de melder bijstaan.
De adviseur van de klokkenluider is echter niet de aangewezen persoon om de meldprocedure te coördineren en het onafhankelijke onderzoek naar de melding te leiden. Daar is meer distantie ten opzichte van de melder voor nodig. Ook het Huis voor Klokkenluiders is deze mening toegedaan. In de brochure over de vertrouwenspersoon stelt het Huis zelfs dat deze nooit het meldpunt kan zijn. Laat de vertrouwenspersoon dus niet de klokkenluiderregeling coördineren!
Foutje van de wetgever?
In de toelichting bij de Nederlandse ontwerpwet voor de implementatie van de Europese Richtlijn verwijst de wetgever m.b.t. de onpartijdige coördinator echter opeens naar de vertrouwenspersoon. Hoe kan dat nou? Het lijkt erop dat ook de wetgever de rol van de vertrouwenspersoon en die van de coördinator door elkaar haalt.…..
Wij hopen dat de wetgever deze fout tijdig zal inzien en dit zal aanpassen in het uiteindelijke wetsvoorstel. Organisaties kunnen anders sowieso zelf zowel vertrouwenspersonen als een onafhankelijke coördinator aanstellen. Het is namelijk gewoon niet verstandig om deze twee rollen te combineren.
