Bijeenkomst Vereniging voor Arbeidsrecht 29 juni

Op 29 juni vond er een bijeenkomst van de Vereniging van Arbeidsrecht plaats onder leiding van professor Klara Boonstra.

De eerste spreker was Pieter Omtzigt, al jarenlang een groot voorvechter van de rechten van klokkenluiders in tal van gremia. Vorig jaar had hij een initiatiefnota ingediend met 15 voorstellen ter verbetering van de wet. Inmiddels zijn er drie aangenomen. Er staan er dus nog 12 op zijn wensenlijst.

Na Pieter Omtzigt gaf Suzanne Hidajat-Engelsman een toelichting op de belangrijkste artikelen van de Wet bescherming klokkenluiders. Vervolgens vertelde Ben Speelberg over zijn ervaringen als klokkenluider in het St. Annaziekenhuis in Geldrop, waar hij uiteindelijk werd ontslagen. Ten onrechte, zoals later bleek uit het onderzoek van het Huis voor klokkenluiders. Zijn geschiedenis maakte het heel duidelijk en invoelbaar voor de deelnemers hoe het is om een klokkenluider te zijn, die terecht een belangrijke kwestie aankaart en daar vervolgens zelf nog jarenlang de nadelen van ondervindt.

Afgesloten werd met een paneldiscussie met Peter van de Meij, bestuurslid Advies van het Huis voor klokkenluiders, Rik van Steenbergen, beleidsadviseur bij de FNV en Geert Vermeulen, directeur van De Integriteitscoördinator. Vooraf mocht ieder een pitch houden. Dit is de tekst van de pitch van Geert.

——

Goede middag,

Mijn naam is Geert Vermeulen en het is mijn missie om eerlijk zaken doen te bevorderen. Ik houd me nu een jaar of 15 bezig met klokkenluiderregelingen, heb vele meldregelingen uitgerold en ook honderden meldingen van klokkenluiders behandeld. Eerst als internationaal hoofd compliance bij twee multinationals. Later als ZZP’er. Drie jaar geleden heb ik De Integriteitscoördinator opgericht, een externe coördinator van klokkenluider- of speak-up procedures. Inmiddels coördineer ik de meldregeling bij een stuk of 10 organisaties. Daarnaast geef ik cursussen hierover en ik mag er regelmatig over schrijven en spreken. Ik vul gemakkelijk een dag over het onderwerp, maar ik heb maar 10 minuten, dus heb ik mijn verhaal opgeschreven.

Als Ethics & Compliance Professional propageer ik al jaren een open, transparante bedrijfscultuur waarbij medewerkers zich veilig voelen om zich uit te spreken. Een open fouten cultuur. Je leert namelijk alleen van fouten als je die openlijk kunt bespreken. Het is mijn ervaring dat je zo mogelijke problemen eerder op het spoor bent, waardoor je de kans verkleint dat je in een schandaal betrokken raakt, het scheelt juridische en onderzoekskosten, het is beter voor je reputatie en het vertrouwen in je organisatie. Helaas zien veel bedrijven dit pas in nadat ze een keer een groot schandaal hebben meegemaakt. Denk aan de Dieselaffaire bij Volkswagen. Of de problemen met de Boeing 737 MAX. Beide schandalen hebben duizenden gezonde levensjaren gekost.

In het promoten van een open foutencultuur sta ik wel eens tegenover de juristen, die vinden dat je fouten nooit moet toegeven, omdat dit kan leiden tot aansprakelijkheid en claims. Ik vind dat je een fout beter snel kunt toegeven en onderzoeken hoe je het probleem kunt oplossen. Dan kan iedereen weer verder met diens leven. Bovendien, tegenwoordig komt de waarheid toch wel een keer naar buiten. Via klokkenluiders bijvoorbeeld.

Ik ben blij met de Wet bescherming klokkenluiders, de Wbk, en de Europese Richtlijn waar deze uit voortkomt. Toch kunnen er nog wel een paar dingen verbeterd worden. Ook lijkt de urgentie nog niet door te dringen bij veel organisaties.

Volgens de Wbk moeten organisaties een onafhankelijke persoon benoemen die de meldingen ontvangt en een onafhankelijke persoon die de meldingen opvolgt. Ik kom in mijn praktijk nog veel regelingen tegen waarbij de vertrouwenspersoon fungeert als meldpunt. Dat lijkt mij niet juist. Het is de rol van de vertrouwenspersoon om een luisterend oor te bieden. Daarnaast kan de vertrouwenspersoon een melder adviseren over mogelijke vervolgtrajecten en de voor- en nadelen daarvan. Tot slot kan de melder de vertrouwenspersoon vragen om een melding namens hem of haar in te dienen. Dat betekent volgens mij dat een vertrouwenspersoon in een klokkenluider casus niet onafhankelijk is. Immers, de vertrouwenspersoon ondersteunt, adviseert en representeert de melder. Sowieso vind ik dat advies en onderzoek gescheiden moeten worden.

Vervolgens zie ik in veel meldregelingen staan dat de Directie de terugkoppeling verzorgt naar de melder. Dat komt waarschijnlijk doordat in de Wbk staat dat de werkgever na moet gaan of de beweringen van de melder juist zijn en zo nodig nader onderzoek moet doen of maatregelen treffen. Dat lijkt mij op zich juist, die verantwoordelijkheid hoort bij de werkgever te liggen. Maar dat betekent nog niet dat de Directie dat zelf moet doen. In de Europese Richtlijn staat namelijk dat juist de onpartijdige persoon, die de meldingen opvolgt, de feedback aan de melder moet geven. Dit is helaas niet overgenomen in de Wbk. Echter, als de Directie na een melding contact opneemt met de melder, wie verzorgt dan de onafhankelijke opvolging? En waarom is er überhaupt een onafhankelijk meldpunt nodig, als vervolgens de Directie met de melder gaat communiceren? Dat lijkt mij dus onjuist.

Bovendien: zowel in de Wet als in de Richtlijn staat, dat de identiteit van de melder vertrouwelijk dient te blijven, tenzij deze instemt met openbaring van diens identiteit. Hoe wordt de identiteit van de melder vertrouwelijk gehouden als de Directie direct contact met hem of haar opneemt? En hoe voelt een melder zich als deze, na enig aarzelen, een melding indient bij het meldloket en vervolgens door de directeur wordt teruggebeld?

De meest voor de hand liggende figuur om de meldingen te ontvangen, te laten onderzoeken en de communicatie met de melder te verzorgen lijkt mij de Ethics & Compliance Officer of de Integriteitsmanager, zolang de onafhankelijkheid van deze persoon voldoende is gewaarborgd. En ik hoop dat de Wbk organisaties ertoe aanzet om dergelijke personen aan te stellen. En ik zie inderdaad veel vacatures voor integriteitsmanagers bij de overheid op het moment; een positieve ontwikkeling. Een volgend goed alternatief is outsourcen naar een externe partij. Daarnaast zijn er nog een paar constructies denkbaar maar omwille van de tijd ga ik daar nu niet op in.

Ik kom nog even terug op de vertrouwelijkheid. In de Richtlijn staat dat organisaties een register van de meldingen moeten opzetten, waar onbevoegde personen geen toegang toe hebben. Ook dit is helaas niet overgenomen in de Wbk. Mijns inziens betekent het, dat ook de IT-manager van de organisatie geen toegang mag hebben tot het register. En dat deze geen opdracht moet kunnen krijgen van de Directie om de identiteit van de melder te achterhalen. De enige mogelijkheid om dit voor elkaar te krijgen, lijkt mij het gebruik van externe software.

Dit wordt in het Ethics & Compliance vak sowieso gezien als een ‘good practice’. Via externe software kunnen melders namelijk ook een anonieme melding indienen, waarbij de coördinator toch een dialoog kan voeren met de melder. Zo’n beetje alle grote multinationals gebruiken dit soort software al vele, vele jaren. En tegenwoordig is het ook voor kleine organisaties betaalbaar.

Want waarom zouden melders niet melden? Meestal omdat ze bang zijn voor vergelding. Het is vrijwel per definitie onmogelijk om vergeldingsmaatregelen te nemen tegen een anonieme melder. Ik was dan ook blij dat het amendement van Omtzigt, dat werkgevers verplicht om anonieme meldkanalen in te richten, werd aangenomen. Helaas is de inwerkingtreding hiervan uitgesteld.

Andere redenen om niet te melden kunnen zijn omdat men de regeling niet kan vinden of niet begrijpt.

Helaas is de definitie van een misstand die gemeld mag worden in de Wbk nogal ingewikkeld. Zelfs voor juristen.

Daar komt bij dat er een overlap is ontstaan met het arbeidsrecht. De Minister heeft tijdens de wetsbehandeling aangegeven dat meldingen over individuele gevallen, waarop het arbeidsrecht van toepassing is, geen klokkenluidermeldingen zijn.

Echter, als er sprake is van een patroon, waarbij de veiligheid van meerdere personen of het goed functioneren van de organisatie in gevaar komt, dan is er wel sprake van een klokkenluidermelding. De melders van ongewenst gedrag bij The Voice, De Wereld Draait Door en Studio Sport kunnen mijns inziens dus gezien worden als klokkenluiders. Maar hoe weet een individuele melder nu of er sprake is van een patroon, en dat hij of zij dus beschermd is? En hoe weet een organisatie of er sprake is van een patroon, als de eerste melder zich aandient?

En als je een open speak-up cultuur propageert, waarom zou iemand dan iets niet mogen melden? Ik pleit er dan ook voor dat iedereen alles mag melden via hetzelfde loket.

Daar zien we hier een plaatje van (zie het laatste plaatje op deze pagina Hoe het meld- en opvolgloket te organiseren). Iedereen mag alles melden bij hetzelfde loket. Veel gemakkelijker voor de melder. En vervolgens ga je uitzoeken of er sprake is van een patroon. Internationaal gezien is dit overigens ook heel gebruikelijk.

Organisaties die een open meldcultuur voorstaan bieden daarom altijd bescherming aan melders aan, ook als er geen wettelijke bescherming is. Complicatie is wel dat je volgens de Wbk in je meldregeling moet opnemen wanneer er wettelijke bescherming is, maar daar zijn oplossingen voor. Een goed speak-up cultuur betekent wat mij betreft dat iedereen gewoon alles mag melden, en dat er geen benadeling zal plaatsvinden. In de praktijk wordt nog wel eens getest of de werkgever deze belofte nakomt. Het is daarom belangrijk dat je in de opvolging zichtbaar maatregelen neemt. Ook over dit onderwerp heb ik nog wel eens discussie met de juristen, want dit kan op gespannen voet staan met de vertrouwelijkheid. Maar ook hier zijn oplossingen voor.

Veel grote bedrijven hebben de kracht van een goede speak-up cultuur ontdekt en zijn deze continue aan het bijschaven en verbeteren. Veel kleinere organisaties en ook de publieke en semi-publieke sector kunnen hier nog stappen zetten. De afgelopen weken hebben studenten van de Hogeschool Windesheim zo’n 200 organisaties voor ons gebeld. Veel organisaties gaven aan dat ze nog niet over de Wbk gehoord hadden of dat ze bv. al een vertrouwenspersoon hebben.

Uit mijn internationale netwerk hoor ik dat er in veel andere EU-landen ook nog niet veel gebeurt. Een uitzondering is Spanje. Maar ook in België leeft het meer dan in Nederland.

In beide landen geldt dat anoniem melden mogelijk gemaakt moet worden, in België overigens alleen voor organisaties vanaf 250 medewerkers. Ook kennen beide landen stevige boetes bij non-compliance, zowel voor rechtspersonen als voor natuurlijke personen. Dat is vaak een game-changer. In België staan er zelfs gevangenisstraffen op. Het helpt de compliance als er stevige sancties staan op non-compliance.

Mijn tips zijn dus:

• Stel een goede, onafhankelijke Ethics & Compliance Officer of Integriteitsmanager aan
• Of outsource deze functie.
• Eventueel via een branche-organisatie.
• Laat iedereen alles melden via één loket
• Zorg dat er geen benadeling plaatsvindt
• Maak het mogelijk om anoniem te melden
• Gebruik externe meldsoftware

Ik hoop dat de Minister haast maakt met zowel de verplichting tot anoniem melden als de introductie van sancties. Maar bovenal hoop ik toch dat steeds meer organisaties een goede, onafhankelijke integriteitsmanager aanstellen en de kracht van een goede speak-up cultuur gaan ontdekken.

En met de juristen kom ik er meestal ook wel uit.