Het Ministerie van Buitenlandse Zaken heeft een onderzoek laten uitvoeren naar de interne meldcultuur. De conclusies en aanbevelingen zijn diplomatiek verwoord maar niet mals.
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken valt te prijzen voor het feit dat men onderzoek heeft laten doen naar de meldingsbereidheid van de medewerkers en dat men de conclusies van het onderzoek openbaar heeft gemaakt. Dat lijkt ons een goede start voor de benodigde veranderingen. De conclusies en aanbevelingen van het rapport zijn diplomatiek verwoord maar tegelijkertijd ook niet mals.
Daarbij speelt mee dat wij het onderzoek niet los kunnen zien van de benadeling van de klokkenluidster op de Nederlandse ambassade in Nigeria, in 2020 bevestigd door de rechter. Daarnaast was het Ministerie in december nog in het nieuws vanwege een rapport over racisme binnen de organisatie.
Hierbij de belangrijkste conclusies:
- Medewerkers worden aangemoedigd om te melden om daarmee de reputatie van het ministerie te beschermen. Er zou meer nadruk moeten komen op het doen van meldingen vanwege het streven naar een rechtvaardige wereld.
- De rol van de leidinggevenden is niet helder. Er is behoefte aan bewustwording, draagvlak en positieve pers. Meer aandacht voor integer leiderschap bij de selectie en beoordeling van medewerkers kan hieraan bijdragen.
- Er is sprake van een te beperkte ondersteuning om het meldkanaal tot volle wasdom te laten komen. Ook de Centrale Coördinator Integriteit (CCI) zou hierin een grotere rol kunnen spelen. Overigens wordt ook aangegeven dat de CCI met beperkte capaciteit goed functioneert. Toch wordt aangeraden om het team uit te breiden.
- Op de buitenlandse ambassades is de meld-infrastructuur minder sterk ontwikkeld. Met name de lokale (vermoedelijk niet-Nederlandse) medewerkers zijn kwetsbaar. Voor hen is het systeem minder toegankelijk en minder veilig.
- De meldingsbereidheid wordt belemmerd door inconsistenties en beeldvorming in de informatie hoe en waar te melden.
- Maak de informatie over de meldprocedure in meer talen dan alleen het Nederlands en Engels beschikbaar, zowel online als in hard copy.
- De procedure met betrekking tot ongewenste omgangsvormen wordt gepercipieerd als langdurig en zwaar; de beeldvorming is minder goed. Daarom wordt er weinig gebruik van gemaakt.
- Deze perceptie wordt niet tegengesproken vanwege de vaak zeer terughoudende wijze waarop over deze meldingen en onderzoeken wordt gecommuniceerd.
- Zorg voor een transparant en rechtvaardig sanctiebeleid en communiceer over de toepassing daarvan.
- Laat zien dat veilig melden kan, zonder gevolgen voor de melder.
- Behoud en versterk de laagdrempeligheid voor het benaderen van de vertrouwenspersonen door alle medewerkers. Maak duidelijk dat zij alleen zaken bespreken en adviseren en zelf geen actie ondernemen, behalve dan het op verzoek van de melder vertrouwelijk melden bij de CCI. Zorg ervoor dat alle medewerkers op alle (buitenlandse) posten en residenties in gesprek kunnen gaan met een vertrouwenspersoon die bij hen als persoon bekend is.
- Zorg ervoor dat leidinggevenden alle meldingen doorgeven aan de CCI.
- Creëer ook een extern meldpunt, specifiek voor melders die geen vertrouwen hebben in de wijze van afhandeling door de eigen leidinggevende.
- Train medewerkers in morele oordeelsvorming en zorg dat er regelmatig morele beraden over lastige vraagstukken worden gehouden. Een moreel leerproces kan het spreken over lastige kwesties normaliseren, oordeelsfouten voorkomen en bovendien tegenspraak organiseren.
- Doorbreek de homogene cultuur van de organisatie; zorg voor meer diversiteit en andersdenkenden op leidinggevende posities.
- Professionaliseer het loopbaanbeleid. Baseer het op een meritocratisch beoordelingssysteem en beperk daarmee het belang van het hebben van een goed netwerk.
Al met al is dit een flinke lijst aanbevelingen. Maar waarschijnlijk zijn er nog wel meer organisaties waar soortgelijke aanbevelingen gemaakt kunnen worden. Tijdens onze trainingen bespreken wij ook altijd de zogenaamde ‘good practices’ voor de speak-up procedures.
