In de Europese richtlijn staat dat een onpartijdige persoon of afdeling de meldingen van klokkenluiders moet opvolgen en dat dit dezelfde persoon of afdeling kan zijn die de meldingen ontvangt. In de Nederlandse ontwerpwet staat dat organisaties moeten vastleggen bij welke daartoe aangewezen onafhankelijke functionaris(sen) een melding kan worden gedaan en welke functionaris(sen) deze kunnen opvolgen.

Op zich is het wel opmerkelijk dat de Nederlandse wetgever hier heeft gekozen voor het woord onafhankelijk in plaats van onpartijdig. Het verschil is klein, maar niet onbelangrijk. Immers, wie is er nu echt onafhankelijk in de organisatie? Dit kan eventueel gewaarborgd worden door een charter hiervoor op te stellen en te accorderen. En door eens goed naar de rapportagelijnen te kijken.

Grote organisaties leggen in een Compliance Charter vaak vast dat hun Chief Ethics & Compliance Officer onafhankelijk is en een duale rapportagelijn heeft, zowel naar het bestuur als naar de Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht. Zo’n persoon kan dan prima de klokkenluiderregeling coördineren en velen doen dat in de praktijk ook. Maar niet elke organisatie heeft zo’n Ethics & Compliance Officer. En het blijft altijd de vraag hoe onafhankelijk deze nu echt is. Voor veel kleinere organisaties is het echter helemaal moeilijk om iemand intern aan te wijzen die écht onafhankelijk is. In dat geval kan men ook een externe partij aanstellen, zoals De Integriteitscoördinator.

Soms krijgen wij de indruk dat het Ministerie ervan uitgaat dat meldingen (fysiek) bij de vertrouwenspersoon gemaakt worden. Zie ook ons artikel waarin we aangeven dat de Nederlandse wetgeving niet spreekt over beveiligde meldkanalen. Als de wetgever er van uit gaat dat meldingen fysiek of schriftelijk bij de vertrouwenspersoon worden gedaan, dan wordt dat opeens een stuk minder vreemd. In eerdere artikelen hebben wij echter al beschreven dat het geen goed idee is om van de vertrouwenspersoon ook het onafhankelijke meldpunt/opvolgfunctionaris te maken.

De rol van de vertrouwenspersoon is wel heel belangrijk. Niet voor niets heeft de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersoon dit jaar de Nationale Compliance Award toegekend gekregen. Het is een echt Nederlands verschijnsel, wat je in het buitenland niet vaak aantreft. Althans, in Scandinavië en in toenemende mate ook in Duitsland stellen organisaties wel regelmatig een Ombudsman aan, met een vergelijkbare rol. Binnenkort volgt er nog een wetsvoorstel om het aanstellen van een vertrouwenspersoon wettelijk te verplichten. De kans dat dit voorstel wordt aangenomen achten wij groot.

De vertrouwenspersoon zou echter niet het meldloket moeten zijn. In twee van zijn brochures heeft het Huis voor Klokkenluiders aangegeven dat deze twee functies gescheiden moeten worden. Immers, de vertrouwenspersoon ondersteunt de melder en kan deze eventueel ook adviseren of begeleiden. Het is echter niet de rol van de vertrouwenspersoon om een onafhankelijk onderzoek te starten. Of om het probleem op te lossen. En aangezien de vertrouwenspersoon de melder ondersteunt, is deze bijna per definitie niet onafhankelijk of onpartijdig. Sterker nog, wij hebben in het verleden meegemaakt dat een anonieme melder absoluut weigerde om contact op te nemen met de vertrouwenspersoon, aangezien de melder er niet van overtuigd was dat de vertrouwenspersoon onafhankelijk was.

De vertrouwenspersoon kan eventueel wel namens een melder een melding indienen, indien deze dat liever niet zelf doet. Behalve de vertrouwenspersoon dient er echter ook een integriteitscoördinator aangesteld te worden om de melding te ontvangen en op te volgen.

Ben u op zoek naar een integriteitscoördinator? Wilt u hier eens verder over praten? Wellicht wilt u dit vak leren? Neem dan contact met ons op.