Published On: 31/10/2022

De afgelopen maanden hebben wij een aantal modelregelingen uit de publieke sector beoordeeld, waarin staat dat de directie de melding opvolgt en de communicatie met de melder onderhoudt. Dit is in strijd met de letter en de geest van de EU-richtlijn. Echter, het leek wel conform de Nederlandse ontwerpwet te zijn. Hoe zit dat?

Artikel 8 van de EU Richtlijn ter bescherming van klokkenluiders stelt dat juridische entiteiten kanalen en procedures moeten opzetten voor interne meldingen en voor de opvolging daarvan.

Artikel 9 lid 1a van de richtlijn schrijft voor dat organisaties kanalen moeten opzetten voor het ontvangen van meldingen die door hun ontwerp, opzet en beheer op beveiligde wijze de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en van eventuele in de melding genoemde derden beschermen en waartoe niet-gemachtigde personeelsleden geen toegang hebben.

De term ‘meldkanaal’ wordt in de ontwerp-Wet bescherming klokkenluiders overigens alleen gebruikt voor de externe meldkanalen bij de bevoegde autoriteiten. In de EU-richtlijn wordt de term ‘meldingskanaal’ gebruikt voor zowel interne als externe meldingen.

Deze meldingskanalen kunnen intern worden beheerd door een daartoe aangewezen persoon of afdeling, of extern ter beschikking worden gesteld door derden (artikel 8 lid 5 van de richtlijn).

Voor de procedures dient een onpartijdige persoon of afdeling aangewezen te worden die bevoegd is voor de opvolging van de meldingen, die dezelfde persoon of afdeling kan zijn als de persoon of afdeling die de meldingen ontvangt, en die de communicatie met de melder zal onderhouden en deze zo nodig nadere informatie zal vragen en feedback zal geven. Deze opvolging dient zorgvuldig te gebeuren. (Artikel 9 lid 1c en d van de richtlijn).

Met opvolging wordt bedoeld: het optreden van de ontvanger van een melding om de juistheid van de gedane beweringen na te gaan en de gemelde inbreuk zo nodig aan te pakken, onder meer via maatregelen als een intern vooronderzoek, een onderzoek, vervolging, een terugvordering van middelen of het beëindigen van de procedure. Feedback bestaat uit het aan de melder verstrekken van informatie over de opvolging (artikel 5 lid 12 en 13 van de richtlijn).

De Nederlandse ontwerp-Wet bescherming klokkenluiders (ontwerp-Wbk) leek de richtlijn hier niet te volgen. Dit was ons eerder al opgevallen, maar de consequenties hiervan zijn ernstiger dan we in eerste instantie dachten. Zo staat in sommige modelregelingen, die wij ondertussen beoordeeld hebben, bijvoorbeeld dat de directie de melding opvolgt en de communicatie met de melder onderhoudt. Dit is volledig in strijd met de letter en de geest van de EU-richtlijn. Immers, er is een gerede kans dat melders niet comfortabel zijn met directe communicatie met de directie. Als zij dat wel zouden zijn, dan waren zij wel meteen naar de directie toegestapt en was het hele meldkanaal niet nodig. Bovendien kunnen er via het meldkanaal ook meldingen over directieleden worden gedaan. Een onpartijdige of onafhankelijke opvolger zorgt er nu juist voor dat een dergelijke melding niet onmiddellijk bij het betreffende directielid terecht komt en dat het betreffende directielid niet op de hoogte wordt gebracht wie de melder is. Ook de ISO37002 (2021) norm voor klokkenluidersystemen geeft aan dat de opvolging op onpartijdige wijze dient plaats te vinden.

Toch waren deze modelregelingen conform de ontwerp-Wbk opgesteld. Hierin stond namelijk dat in de procedure moet worden vastgelegd bij welke daartoe aangewezen onafhankelijke functionaris of functionarissen het vermoeden van een misstand kan worden gemeld en welke functionarissen zorgvuldige opvolging kunnen geven aan die melding (artikel 2 lid 2d). Volgens de ontwerp-Wbk is de ontvanger van de melding dus onafhankelijk maar de opvolger van de melding hoede dat niet te zijn. Sterker nog, ‘opvolging’ wordt in artikel 1 gedefinieerd als het optreden van een werkgever om de juistheid van de gedane beweringen van de melder na te gaan en zo nodig en voor zover bevoegd nader onderzoek te doen of maatregelen te treffen. Hierdoor kan de indruk ontstaan dat de directie, als vertegenwoordiger van de organisatie, de opvolging dient te verzorgen. Als een bestuurder rechtstreeks met de klokkenluider gaat communiceren, biedt de wet amper toegevoegde waarde bij het voorkomen of adresseren van misstanden via de meldregeling. Wij waren dan ook verheugd dat het lid Omtzigt deze kwestie heeft aangekaart in het nader verslag.

De laatste ingediende wetswijziging van 31 oktober maakt aan deze onduidelijkheid een einde. Hierin is opgenomen dat ook de functionarissen die de melding opvolgen onafhankelijk dienen te zijn.

Overigens zal het bestuur en/of het toezichthoudende orgaan uiteindelijk wel te maken krijgen met het onderzoek. Zo zullen zij in voorkomende gevallen financiële middelen voor het onderzoek moeten vrijmaken en, afhankelijk van de uitkomst van het onderzoek, corrigerende en preventieve maatregelen moeten nemen. Een goede coördinator van de meldregeling zorgt er echter voor dat de identiteit van de melder vertrouwelijk blijft, er zorgvuldig onderzoek wordt uitgevoerd en de betrokkenen regelmatig op de hoogte worden gebracht van de voortgang van het onderzoek. In onze vorige nieuwsbrief behandelden wij nog een artikel hierover.

Neem contact op

Zoekt u nog een integriteitscoördinator? Neem dan contact met ons op.

Contact